Akta osobowe pracownika obejmują dokumenty związane z rekrutacją, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, jego zakończeniem, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości. Są podzielone na pięć części – A, B, C, D i E – i stanowią tylko część szerszej dokumentacji pracowniczej.
Czym są akta osobowe pracownika?
Pracodawca prowadzi oddzielne akta osobowe dla każdego pracownika. Ich szczegółową zawartość określają Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty mogą być prowadzone w postaci papierowej albo elektronicznej.
Akta osobowe nie obejmują całej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Poza nimi pracodawca prowadzi między innymi ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopów wypoczynkowych, karty wypłaconego wynagrodzenia oraz dokumentację przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej. Ewidencja czasu pracy nie jest więc elementem części A–E.
Sprawdź także: Ewidencja urlopów pracowników – wzór i zasady prowadzenia
Co zawierają poszczególne części akt osobowych?
Podział akt na części wskazuje, z jakim etapem zatrudnienia wiąże się dany dokument:
| Część | Zakres dokumentów |
|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami wstępnymi |
| B | Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy |
| C | Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy |
| D | Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika |
| E | Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu |
Część A – dokumenty z rekrutacji
W części A przechowuje się oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Mogą to być w szczególności:
- kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
- świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie,
- skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
W tej części umieszcza się także inne dokumenty, których przedłożenie wynika z przepisów szczególnych albo jest potrzebne do potwierdzenia uprawnień wymaganych na danym stanowisku.
Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia
Część B jest zwykle najbardziej rozbudowana. Obejmuje dokumenty powstające od momentu zawarcia umowy o pracę i w trakcie całego zatrudnienia, między innymi:
- umowę o pracę, zakres czynności oraz dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia,
- kwestionariusz osobowy pracownika i potwierdzenia zapoznania się z warunkami zatrudnienia, regulaminem pracy oraz przepisami bhp,
- zaświadczenia o ukończeniu wymaganych szkoleń bhp,
- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji, powierzenia mienia, nagród i wyróżnień,
- dokumenty związane z urlopami macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym i bezpłatnym,
- dokumenty dotyczące pracy zdalnej, elastycznej organizacji pracy oraz innych uprawnień pracowniczych,
- oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty dotyczące zakazu konkurencji obowiązującego w czasie zatrudnienia.
W części B przechowuje się również dokumenty dotyczące badań okresowych i kontrolnych, a także wnioski pracownika o zmianę rodzaju umowy lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, jeżeli zostały złożone.
Polecamy: Dokumenty kadrowe – co to jest i jakie są ich rodzaje?
Część C – ustanie zatrudnienia
Część C obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Należą do niej:
- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
- dokumenty związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy,
- potwierdzenia czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli została zawarta.
Część D – odpowiedzialność porządkowa
W części D gromadzi się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika lub odpowiedzialnością określoną w przepisach szczególnych, jeżeli przewidują one zatarcie kary.
Dokumenty dotyczące poszczególnych kar umieszcza się w wydzielonych częściach oznaczonych kolejno jako D1, D2 i następne. Po usunięciu dokumentów dotyczących kary usuwa się całą odpowiadającą jej część, a pozostałym nadaje kolejne numery.
Część E – kontrola trzeźwości
Część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Mogą to być informacje o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę albo o badaniu wykonanym przez uprawniony organ.
Dokumentację dotyczącą każdej kontroli przechowuje się w wydzielonej części oznaczonej jako E1, E2 i następne. Także w tej części obowiązuje chronologia, numeracja oraz wykaz dokumentów.
Jak prowadzić akta osobowe?
Dokumenty w każdej części akt osobowych układa się w porządku chronologicznym i numeruje. Przed każdą częścią należy umieścić wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Te same zasady dotyczą wydzielonych części D i E.
W papierowych aktach osobowych przechowuje się co do zasady odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika, poświadczone za zgodność przez pracodawcę albo osobę upoważnioną. Oryginały są przedstawiane do wglądu. Pracodawca może przechowywać oryginały dokumentów, które sam sporządził, na przykład egzemplarz umowy o zakazie konkurencji.
Dokumentacja musi być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Pomieszczenia, urządzenia oraz systemy używane do archiwizacji powinny chronić dokumenty przed zniszczeniem, uszkodzeniem i dostępem osób nieupoważnionych.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy. Przy okresie 10-letnim termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
| Data nawiązania stosunku pracy | Okres przechowywania |
|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | Co do zasady 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat po złożeniu wymaganych dokumentów do ZUS |
| Do 31 grudnia 1998 r. | 50 lat od ustania stosunku pracy |
W przypadku zatrudnienia w latach 1999–2018 skrócenie okresu do 10 lat jest możliwe po przekazaniu do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeżeli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, okres jej przechowywania może ulec wydłużeniu na zasadach określonych w przepisach.
Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?
Tak. Pracodawca może prowadzić dokumentację papierowo albo elektronicznie, a także zmienić jej postać w trakcie przechowywania. Przy przejściu z papieru na e-akta trzeba sporządzić odwzorowanie cyfrowe, na przykład skan, i potwierdzić jego zgodność z dokumentem papierowym kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej. Można również zastosować kwalifikowaną pieczęć elektroniczną pracodawcy.
Sprawdź także: Ewidencja pracowników – jak prowadzić ją zgodnie z przepisami?
Zmiana postaci dokumentacji przebiega w następującej kolejności:
- Sporządź odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych.
- Potwierdź ich zgodność z papierowymi oryginałami podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
- Poinformuj pracownika albo byłego pracownika o zmianie postaci dokumentacji.
- Umożliw odbiór poprzedniej, papierowej postaci dokumentów w terminie 30 dni od przekazania informacji.
Przy zmianie dokumentacji elektronicznej na papierową sporządza się wydruki i opatruje je podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Samo zeskanowanie dokumentów bez właściwego potwierdzenia nie wystarcza do prawidłowej digitalizacji akt.
Co grozi za brak akt lub ich niewłaściwe przechowywanie?
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, jej brak albo przechowywanie w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Dlatego akta osobowe powinny być kompletne, uporządkowane i zabezpieczone przez cały wymagany okres.
