Czy dojazd do pracy wlicza się w czas pracy?

Co do zasady zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy i powrót do domu nie wliczają się do czasu pracy. Pracodawca nie musi więc automatycznie płacić za przejazd do biura, zakładu, sklepu czy magazynu. Inaczej może być w przypadku pracownika mobilnego, który nie ma stałego miejsca pracy, a także podczas przejazdów między klientami lub innymi miejscami wykonywania zadań.

Zwykły dojazd a czas pracy – podstawowa zasada

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zwykły przejazd z domu do ustalonego miejsca pracy odbywa się jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków. Pracownik nie znajduje się wtedy w miejscu pracy wyznaczonym przez pracodawcę i co do zasady może swobodnie dysponować swoim czasem.

Dlatego samo to, że dojazd trwa długo, wymaga korzystania z samochodu albo odbywa się na polecenie przyjścia na określoną godzinę, nie powoduje automatycznie uznania go za czas pracy. Zwykle nie przysługuje za niego wynagrodzenie ani zwrot kosztów. Od tej zasady mogą istnieć wyjątki wynikające z umowy o pracę, regulaminu, układu zbiorowego albo szczególnych zasad obowiązujących w danej firmie.

Trzy sytuacje, które trzeba rozróżnić

O kwalifikacji przejazdu decyduje przede wszystkim sposób organizacji pracy. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:

Sytuacja	Czy przejazd jest czasem pracy?	Podstawa i uwagi
Dojazd z domu do stałego biura lub zakładu	Zwykle nie	To prywatny dojazd pracownika, chyba że szczególne zasady stanowią inaczej.
Praca mobilna i przejazd do pierwszego lub od ostatniego klienta	Może być tak	Znaczenie ma brak stałego miejsca pracy oraz to, czy przemieszczanie się jest stałym elementem obowiązków.
Przejazd między klientami lub miejscami wykonywania zadań	Zasadniczo tak	Jest elementem realizacji obowiązków w trakcie dnia pracy.
Podróż służbowa	Zależy od pory i okoliczności przejazdu	Czas podróży w normalnych godzinach pracy wlicza się do czasu pracy, ale przejazd poza tymi godzinami nie zawsze oznacza nadgodziny.

Przewiń tabelę w bok →

Podróż służbowa może też powodować prawo do zwrotu kosztów. Jeżeli pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie poza stałym miejscem pracy albo poza miejscowością siedziby pracodawcy, zastosowanie mogą mieć zasady dotyczące diet, przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków. Nie należy jednak utożsamiać zwrotu kosztów delegacji z wynagrodzeniem za każdą godzinę spędzoną w podróży.

Kiedy dojazd pracownika mobilnego jest czasem pracy?

Pracownik mobilny to osoba, której praca z natury polega na stałym przemieszczaniu się między różnymi miejscami wykonywania zadań. Może to być serwisant, technik, monter, przedstawiciel handlowy albo pracownik obsługujący klientów w terenie. Nie chodzi przy tym o osobę, która sporadycznie wyjeżdża z biura, lecz o pracownika, dla którego praca w wielu lokalizacjach jest stałym modelem organizacji obowiązków.

Jeżeli taki pracownik nie ma stałego lub zwykłego miejsca pracy, a pracodawca wskazuje mu kolejnych klientów, budowy, stocznie lub inne obiekty, przejazd z domu do pierwszego miejsca wykonywania zadania oraz powrót od ostatniego miejsca może zostać uznany za czas pracy. Pracownik pozostaje wtedy związany organizacją pracy ustaloną przez pracodawcę, a przejazd jest niezbędny do wykonania powierzonego zadania.

W każdym przypadku trzeba jednak ocenić rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków. Sam wpis w umowie o pracę nie zawsze przesądza sprawę. Jeżeli umowa wskazuje biuro jako miejsce pracy, ale pracownik w praktyce stale rozpoczyna zadania bezpośrednio u klientów, znaczenie może mieć właśnie ta praktyka. Z drugiej strony, jeśli pracownik rzeczywiście musi najpierw stawić się w biurze, jego przejazd z domu do biura pozostaje zwykłym dojazdem, natomiast dalsza droga do klienta jest już przejazdem związanym z pracą.

Wyrok TSUE w sprawie C-266/14 dotyczył pracowników, którzy nie mieli stałego ani zwykłego miejsca pracy. Nie oznacza, że każdy codzienny dojazd z domu do firmy stał się czasem pracy.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej uznał w tej sprawie, że przejazdy pracowników mobilnych do pierwszego i od ostatniego klienta mogą mieścić się w pojęciu czasu pracy. Orzeczenie nie ustanowiło jednak automatycznej zasady dla wszystkich zawodów. Przy ocenie znaczenie mają między innymi polecenia pracodawcy, sposób wyznaczania tras, miejsce rozpoczęcia zadań oraz to, czy pracownik może swobodnie dysponować czasem przejazdu.

Przejazdy między klientami w trakcie dnia są kwalifikowane odmiennie. Jeżeli pracownik rozpoczął już pracę i na polecenie pracodawcy jedzie z jednego miejsca wykonywania zadań do drugiego, taki przejazd jest co do zasady elementem realizacji obowiązków.

Co zrobić, gdy dojazdy powinny być rozliczane jako czas pracy?

W pierwszej kolejności warto uporządkować dokumenty i ustalić, gdzie faktycznie rozpoczynała się praca. Postępowanie można przeprowadzić w kilku krokach:

Przeanalizuj dokumenty – sprawdź umowę o pracę, zakres obowiązków, regulamin pracy, regulamin wynagradzania i zasady delegowania.
Porównaj zapisy z praktyką – ustal, czy musisz stawiać się w biurze, czy pracodawca kieruje Cię bezpośrednio do klientów i kto wyznacza trasę.
Złóż pisemny wniosek o wyjaśnienie – wskaż, które przejazdy uważasz za czas pracy, a które za podróż służbową, oraz poproś o przedstawienie sposobu ich rozliczania.
Rozważ dalsze działania – jeśli nie dojdzie do porozumienia, możesz skonsultować sprawę z Państwową Inspekcją Pracy albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy.

W sporze znaczenie mogą mieć zwłaszcza następujące dowody:

Dane GPS i historia tras służbowych.
Maile, wiadomości oraz polecenia wyjazdów od przełożonych.
Harmonogramy, ewidencja czasu pracy i kalendarze wizyt.
Raporty serwisowe, protokoły wykonania zadań, bilety i rachunki za przejazdy.

Trzeba oddzielić roszczenie o wynagrodzenie za czas pracy od żądania zwrotu kosztów podróży. Są to różne kwestie i mogą opierać się na innych przepisach oraz dokumentach. Przy długotrwałym sporze nie należy zwlekać z analizą, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia o wynagrodzenie, co do zasady przedawniają się po trzech latach od dnia ich wymagalności.

Dojazd z domu do stałego miejsca pracy zwykle nie jest czasem pracy. Inaczej może zostać oceniony przejazd pracownika mobilnego do pierwszego klienta, powrót od ostatniego klienta albo przejazd między miejscami wykonywania zadań. Ostateczna kwalifikacja zależy od rzeczywistej organizacji pracy, a nie tylko od nazwy użytej przez pracodawcę lub pojedynczego zapisu w umowie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Ocena konkretnej sytuacji wymaga analizy umowy, organizacji pracy i dostępnych dowodów.