Jak liczy się zwolnienie lekarskie w systemie 12-godzinnym?

W systemie 12-godzinnym zwolnienie lekarskie rozlicza się dwutorowo: godziny z grafiku obniżają wymiar czasu pracy, a dni kalendarzowe decydują o liczbie dni wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Za zaplanowaną zmianę 12-godzinną odejmuje się 12 godzin, natomiast dzień wolny w grafiku oznacza 0 godzin obniżenia. Nie trzeba go odpracowywać.

Dwie zasady rozliczania L4

Dla ewidencji czasu pracy znaczenie ma harmonogram. Zgodnie z art. 130 § 3 Kodeksu pracy wymiar czasu pracy obniża się o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, które pracownik miał przepracować w czasie zwolnienia zgodnie z grafikiem.

Dla wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku liczą się natomiast dni kalendarzowe wskazane w e-ZLA. Świadczenie przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, także za soboty, niedziele, święta i dni wolne wynikające z grafiku. Przy ustalaniu stawki dziennej co do zasady stosuje się 1/30 podstawy wymiaru.

W praktyce trzeba więc rozdzielić dwa rozliczenia:

Ewidencja czasu pracy – odejmuje się godziny zaplanowane na dni choroby.
Wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek – świadczenie nalicza się za każdy kalendarzowy dzień L4.
Dzień wolny w grafiku – nie zmniejsza wymiaru czasu pracy, ponieważ pracownik nie miał tego dnia zaplanowanej pracy.
Brak odrabiania – godzin objętych zwolnieniem nie dopisuje się po powrocie do pracy.

Jak odliczać godziny z grafiku?

W systemie równoważnym nie stosuje się automatycznie przelicznika 8 godzin za każdy dzień L4. Należy sprawdzić, ile godzin obejmowała zmiana zaplanowana w każdym dniu zwolnienia.

Rodzaj dnia w grafiku	Wpływ na wymiar czasu pracy (h)	Komentarz
Zmiana 12-godzinna	12	Wymiar obniża się o pełne 12 godzin zaplanowanej pracy.
Zmiana 8-godzinna	8	Odlicza się liczbę godzin wynikającą z grafiku.
Dzień wolny z grafiku	0	Nie było zaplanowanych godzin do przepracowania.
Dzień wolny za święto, pracę w dniu wolnym lub nadgodziny	0	Jeżeli dzień wolny został wcześniej prawidłowo wyznaczony, L4 nie tworzy prawa do wyznaczenia kolejnego dnia.

Przewiń tabelę w bok →

Przykładowo, jeśli ośmiodniowe L4 obejmuje cztery zmiany po 12 godzin i cztery dni wolne, wymiar czasu pracy obniża się o 48 godzin, a nie o 64 ani 8 godzin za każdy dzień. Jednocześnie świadczenie chorobowe przysługuje za wszystkie osiem dni kalendarzowych.

Jak krok po kroku rozliczyć chorobę?

Przy rozliczaniu zwolnienia w systemie 12-godzinnym należy postępować według kolejności wynikającej z grafiku i okresu wskazanego w e-ZLA:

Sprawdź pierwszy i ostatni dzień zwolnienia lekarskiego.
Porównaj każdy dzień L4 z obowiązującym harmonogramem pracy.
Zsumuj godziny zmian przypadających na dni choroby, na przykład trzy zmiany po 12 godzin dają 36 godzin usprawiedliwionej nieobecności.
Nie doliczaj godzin za dni wolne, soboty, niedziele ani święta, jeżeli zgodnie z grafikiem pracownik nie miał wtedy pracować.
Obniż wymiar czasu pracy o ustaloną liczbę godzin, a wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek nalicz za wszystkie dni kalendarzowe objęte L4.

Przykład: pracownik ma w miesięcznym okresie rozliczeniowym zaplanowanych 14 zmian po 12 godzin i jedną zmianę 8-godzinną, czyli łącznie 176 godzin. Od 27 września do 15 października przebywa na L4, ale od 27 do 30 września ma w grafiku wyłącznie dni wolne. Za wrzesień obniżenie wymiaru z powodu tej części zwolnienia wynosi 0 godzin. Jeżeli pracownik wcześniej przepracował cały miesięczny wymiar, zachowuje wynagrodzenie za przepracowany miesiąc, a za cztery dni L4 otrzymuje świadczenie chorobowe według zasad dla dni kalendarzowych.

Dzienna stawka świadczenia nie zależy od tego, czy w danym dniu przypadała zmiana 12-godzinna, zmiana 8-godzinna czy dzień wolny. Przykładowo przy podstawie chorobowego 5177,40 zł stawka dzienna wynosi 172,58 zł przed zastosowaniem właściwego procentu świadczenia. Przy 80% daje to 138,06 zł za każdy dzień niezdolności do pracy.

Na co uważać?

Nie zmieniaj wstecznie grafiku tylko po to, aby zmienić liczbę godzin przypadających na L4. Harmonogram powinien odzwierciedlać rozkład obowiązujący pracownika. Zaplanowane zmiany oznacza się jako usprawiedliwioną nieobecność, a dni wolne pozostają dniami wolnymi.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu zwolnienia lekarskiego to:

odliczanie zawsze 8 godzin za dzień L4, mimo że pracownik miał zaplanowaną zmianę 12-godzinną,
doliczanie godzin za dzień wolny w grafiku,
zobowiązywanie pracownika do odrabiania zmian objętych zwolnieniem,
zmienianie grafiku po otrzymaniu L4 w celu sztucznego zwiększenia albo zmniejszenia liczby godzin choroby.

Dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę, święto lub za nadgodziny, który przypada w okresie L4, co do zasady uważa się za udzielony. Inaczej traktuje się urlop wypoczynkowy. Choroba uniemożliwiająca rozpoczęcie urlopu przesuwa go, a choroba rozpoczynająca się w trakcie urlopu przerywa jego wykorzystanie na podstawie art. 165 i 166 Kodeksu pracy.

Najważniejsza reguła jest prosta: godziny ustala się z grafiku, a świadczenie chorobowe z dni kalendarzowych wskazanych w L4. Dlatego choroba obejmująca cztery dwunastogodzinne zmiany i kilka dni wolnych jednocześnie oznacza 48 godzin usprawiedliwionej nieobecności w ewidencji oraz świadczenie należne za cały okres kalendarzowy zwolnienia.

Artykuł ma charakter informacyjny. Przy nietypowych składnikach wynagrodzenia, kilku okresach rozliczeniowych lub sporze dotyczącym grafiku sposób rozliczenia warto zweryfikować z osobą zajmującą się prawem pracy i płacami.