e-ZLA trafia do ZUS i pracodawcy automatycznie, ale nie zastępuje obowiązku poinformowania przełożonego o nieobecności. Zgłoś ją jak najszybciej, nie później niż w drugim dniu nieobecności, podając przewidywany czas trwania, jeśli go znasz.
Jak poinformować pracodawcę o L4 krok po kroku?
Szczegółowy sposób zgłaszania nieobecności może wynikać z regulaminu pracy lub wewnętrznych zasad firmy. Sprawdź je, a następnie postępuj według kolejnych kroków:
- Sprawdź regulamin pracy i ustal, czy firma wymaga kontaktu z przełożonym, działem kadr albo użycia konkretnego systemu.
- Wybierz uzgodniony kanał komunikacji, na przykład telefon, e-mail, SMS lub komunikator.
- Przekaż informację o nieobecności niezwłocznie, najlepiej przed rozpoczęciem pracy. Termin graniczny to drugi dzień nieobecności.
- Upewnij się, że wiadomość dotarła. Zachowaj wysłanego SMS-a lub e-mail, a po rozmowie telefonicznej możesz wysłać krótkie potwierdzenie na piśmie.
Wiadomość powinna zawierać podstawowe informacje potrzebne do organizacji pracy:
- Imię i nazwisko pracownika.
- Informację, że nieobecność wynika ze zwolnienia lekarskiego.
- Datę rozpoczęcia nieobecności.
- Przewidywany okres trwania zwolnienia, jeśli jest znany.
Przykładowy SMS może brzmieć: „Dzień dobry, informuję, że z powodu niezdolności do pracy nie będę obecny od 6 do 10 maja. Lekarz wystawił e-ZLA. Pozdrawiam, Jan Kowalski”. Nie musisz dołączać papierowego zwolnienia ani opisywać swojego stanu zdrowia.
Zobacz także: Czy trzeba poinformować pracodawcę o L4?
Czy e-ZLA wystarczy?
Nie. Elektroniczne zwolnienie lekarskie jest przekazywane przez system do ZUS i pracodawcy, więc pracownik nie musi dostarczać dokumentu osobiście. Nadal jednak powinien samodzielnie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania. Wynika to z przepisów dotyczących usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Informacja o e-ZLA służy także sprawnej organizacji pracy, na przykład znalezieniu zastępstwa lub przełożeniu zadań. Samo pojawienie się zwolnienia w systemie nie musi oznaczać, że przełożony od razu je sprawdził.
Sprawdź także: Jak poinformować pracodawcę o L4 przez SMS?
Jaki sposób kontaktu wybrać?
| Forma kontaktu | Zalety | Zastosowanie |
|---|---|---|
| SMS lub komunikator | Szybkie przekazanie krótkiej informacji | Gdy firma dopuszcza taki kanał i trzeba pilnie zgłosić nieobecność |
| Pozostawia formalne potwierdzenie wysłania wiadomości | Gdy potrzebna jest dokumentacja albo taki sposób wskazuje regulamin | |
| Telefon | Umożliwia natychmiastową rozmowę | Gdy wymaga tego organizacja pracy lub sytuacja jest pilna |
Jeśli nie możesz skontaktować się z pracodawcą osobiście, możesz przekazać informację przez inną osobę. W sytuacji nagłej hospitalizacji, obłożnej choroby lub innego zdarzenia uniemożliwiającego kontakt brak zawiadomienia w terminie może być usprawiedliwiony. Po ustaniu przeszkody poinformuj pracodawcę bez zbędnej zwłoki.
Czego nie trzeba ujawniać i jakie są konsekwencje braku zgłoszenia?
Nie musisz podawać diagnozy, objawów ani szczegółów leczenia. Pracodawca powinien otrzymać informację o nieobecności i jej przewidywanym czasie trwania, a nie pełną historię medyczną. Nie ma potrzeby informowania, czy zwolnienie wystawił lekarz rodzinny, psychiatra czy inny specjalista.
Zobacz także: L4 od psychiatry – na ile dni można otrzymać zwolnienie?
Brak zgłoszenia albo przekazanie go z opóźnieniem może zostać uznane za naruszenie ustalonej organizacji pracy. W zależności od okoliczności pracodawca może zastosować upomnienie lub naganę. Poważne, zawinione zaniechanie może także prowadzić do rozwiązania umowy o pracę, włącznie z trybem dyscyplinarnym. Ocena zależy od konkretnej sytuacji, w tym od tego, czy pracownik rzeczywiście mógł dokonać zawiadomienia.
Najbezpieczniej wysłać krótką wiadomość od razu po uzyskaniu zwolnienia, używając kanału wskazanego przez firmę. Dzięki temu spełnisz obowiązek informacyjny, a pracodawca będzie mógł odpowiednio zorganizować pracę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W spornej sytuacji dotyczącej zatrudnienia warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem.
