Jak zgłosić do ZUS urlop ojcowski?

To, jak zgłosić do ZUS urlop ojcowski, zależy od Twojego statusu i tego, kto wypłaca zasiłek. Pracownik składa wniosek pracodawcy co najmniej 7 dni przed urlopem, a przedsiębiorca przekazuje dokumenty bezpośrednio do ZUS, w tym zaświadczenie ZUS Z-3b.

Jak zgłosić urlop ojcowski jako pracownik?

Urlop ojcowski przysługuje pracownikowi będącemu ojcem dziecka. Wynosi maksymalnie 14 dni kalendarzowych i można go wykorzystać jednorazowo albo w dwóch częściach, z których każda musi obejmować co najmniej 7 dni. Za ten okres przysługuje zasiłek macierzyński.

Przeczytaj również: Ile dni wynosi urlop ojcowski?

Wniosek składa się do pracodawcy, a nie bezpośrednio do ZUS. Trzeba zrobić to najpóźniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu. Jeżeli pracodawca jest małym płatnikiem, przekaże dokumenty do ZUS, który wypłaci świadczenie. Przy większym płatniku zasiłek ustala i wypłaca pracodawca.

Procedura dla pracownika wygląda następująco:

1. Ustal termin urlopu – wskaż daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu albo jego części.
2. Złóż pisemny wniosek pracodawcy – zachowaj termin co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem urlopu.
3. Dołącz wymagane dokumenty – przede wszystkim odpis aktu urodzenia dziecka oraz oświadczenie o korzystaniu albo niekorzystaniu wcześniej z urlopu ojcowskiego.
4. Przekaż dokumenty pracodawcy – to on ustali, czy sam wypłaca zasiłek, czy powinien przekazać dokumentację do ZUS.
5. Sprawdź przekazanie dokumentów – pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków przekazuje do ZUS wniosek, dokumenty oraz zaświadczenie ZUS Z-3.

Do wniosku dołącza się zwykle:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem,
• oświadczenie, czy pracownik korzystał już z urlopu ojcowskiego albo jego części,
• prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka, jeśli urlop dotyczy dziecka adoptowanego,
• dokumenty wymagane przez pracodawcę lub ZUS w konkretnej sytuacji.

Wniosek może zostać przygotowany w formie papierowej albo elektronicznej, jeżeli pracodawca akceptuje taką drogę. Sam pracownik nie powinien składać kompletu bezpośrednio w ZUS, gdy pozostaje w stosunku pracy. W takim przypadku pierwszym adresatem jest pracodawca.

Kto przekazuje dokumenty do ZUS?

Decydująca jest liczba osób zgłoszonych przez płatnika do ubezpieczenia chorobowego według zasad obowiązujących dla danego roku. Tabela pokazuje podstawowy podział obowiązków:

Przy małym płatniku pracodawca powinien przekazać dokumenty niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od ich otrzymania. Jeżeli pracodawca wypłaca zasiłek samodzielnie, nie przesyła wniosku do ZUS w celu wypłaty świadczenia, ale wykazuje urlop w dokumentach rozliczeniowych.

Jak zgłosić urlop ojcowski jako przedsiębiorca?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie składa wniosku o urlop pracodawcy. W jej przypadku chodzi o uzyskanie zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony jako urlop ojcowski.

Warunkiem jest podleganie dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie obowiązuje okres wyczekiwania, więc przedsiębiorca nie musi opłacać tego ubezpieczenia przez określony minimalny czas przed skorzystaniem ze świadczenia. Ubezpieczenie musi jednak być aktywne, a składki powinny zostać rozliczone prawidłowo.

Kolejne czynności są następujące:

1. Sprawdź ubezpieczenie chorobowe – upewnij się, że podlegasz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu jako osoba prowadząca działalność.
2. Przygotuj wniosek o zasiłek – możesz skorzystać z formularza ZAO dostępnego w eZUS albo złożyć wniosek w formie papierowej.
3. Wypełnij ZUS Z-3b – jest to zaświadczenie płatnika składek dotyczące osoby prowadzącej pozarolniczą działalność.
4. Dołącz dokumenty dotyczące dziecka – zwykle akt urodzenia dziecka i oświadczenie o korzystaniu albo niekorzystaniu z zasiłku za ten sam okres.
5. Przekaż komplet do ZUS – dokumenty możesz wysłać elektronicznie przez eZUS, pocztą albo złożyć w jednostce ZUS właściwej według siedziby płatnika składek.

W przypadku dziecka przysposobionego należy dołączyć prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu. Wniosek powinien trafić do ZUS najpóźniej przed rozpoczęciem okresu, za który przedsiębiorca chce otrzymać zasiłek.

Przeczytaj również: Urlop ojcowski 9 tygodni – od kiedy przysługuje i jak skorzystać?

Przedsiębiorca może przygotować dokumenty w eZUS. Po zalogowaniu wybiera usługę dotyczącą złożenia dokumentu ZAO, uzupełnia dane, wskazuje rachunek bankowy i podpisuje wniosek profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym albo podpisem PUE/eZUS. Zaświadczenie ZUS Z-3b może złożyć płatnik składek za pośrednictwem tego samego systemu.

O czym pamiętać przy zgłoszeniu?

Urlop ojcowski biologicznego ojca należy wykorzystać przed ukończeniem przez dziecko 12. miesiąca życia. Przy przysposobieniu termin liczy się co do zasady od uprawomocnienia postanowienia o przysposobieniu, z uwzględnieniem granicy 14. roku życia dziecka.

Sprawdź także: Urlop ojcowski – do jakiego wieku dziecka można go wykorzystać?

Roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po 6 miesiącach od ostatniego dnia okresu, za który świadczenie przysługuje. Jeżeli brak zgłoszenia wynikał z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego, termin może być liczony od dnia ustania przeszkody.

Najczęstszy błąd pracownika polega na skierowaniu wniosku bezpośrednio do ZUS. W typowej sytuacji pracowniczej wniosek powinien najpierw trafić do pracodawcy. ZUS otrzyma dokumenty od pracodawcy, jeśli to on nie jest płatnikiem zasiłków.

Przedsiębiorca powinien natomiast pilnować ciągłości dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Kwestie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ponownego zgłoszenia po okresie pobierania zasiłku mogą zależeć od sposobu rozliczenia sprawy przez właściwą jednostkę ZUS. Przy wątpliwościach należy ustalić procedurę bezpośrednio z ZUS, zanim zostaną złożone dokumenty rozliczeniowe.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach wymagających oceny indywidualnej sytuacji, zwłaszcza dotyczących ubezpieczenia chorobowego i rozliczeń przedsiębiorcy, skontaktuj się z ZUS lub specjalistą.