Jak prowadzić efektywne spotkania wirtualne i telekonferencje?

Od czasu pandemii spotkania wirtualne i telekonferencje są standardowym formatem komunikacji. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorstw, lecz także instytucji publicznych czy osób prywatnych. Dlatego warto się dowiedzieć, jak tego typu wymiana informacji może odbywać się na jeszcze wyższym poziomie.

Dlaczego warto podnieść jakość spotkań wirtualnych i konferencji?

Spotkania fizyczne są obecnie w coraz większym stopniu zastępowane przez spotkania wirtualne, ponieważ organizacje korzystają z technologii i współpracują z podwykonawcami, niezależnie od lokalizacji. Istnieją na szczęście pewne zasady, których przestrzeganie pomaga w organizacji efektywnych spotkań.

Organizacja spotkań wirtualnych i telekonferencji

Zanim przejdziemy do aspektów związanych z wykorzystywaniem technologii, warto zauważyć, że pierwsze kroki do lepszej jakości spotkań wirtualnych i telekonferencji prowadzą przez odpowiednią organizację. Pierwszą z metod może być zespołowy kalendarz, dzięki któremu dokładne daty spotkań online zostaną ustalone w terminie dogodnym dla wszystkich uczestników.

Kolejnym rozwiązaniem jest inteligentny system powiadomień. Wystarczy ustawić program wykorzystywany do połączeń tak, aby co najmniej 15 minut przed spotkaniem uczestnicy telekonferencji otrzymali przypomnienie. Dzięki temu nikt się nie spóźni, a czas przeznaczony na spotkanie będzie mógł być wykorzystany w całości.

Najlepsze programy do prowadzenia telekonferencji – na jakie zwrócić uwagę?

Jednym z najczęściej stosowanych programów do wideokonferencji w ostatnim czasie jest Microsoft Teams. Aplikacja ta umożliwia użytkownikom planowanie spotkań wideo lub audio z jedną osobą lub całym zespołem. Administratorzy mogą również organizować webinaria i duże spotkania z udziałem nawet 10 000 uczestników. Pełna integracja z Microsoft 365 oznacza, że połączenia można łatwo zaplanować i udostępnić zaproszenia w organizacji, a goście zewnętrzni mogą dołączyć z poziomu przeglądarki internetowej bez konieczności pobierania aplikacji.

Innym popularnym programem, który dobrze się sprawdza, jest Google Meet. Aplikacja umożliwia organizowanie telekonferencji dla dużej grupy użytkowników. Ponadto, wykorzystuje inteligentne uczestnictwo i sprawny interfejs, który redukuje występowanie opóźnień w połączeniach.

Jako ulepszona wersja standardowego Google Hangouts, Google Meet ma na celu ułatwienie pracy z klientami zewnętrznymi. Nie wymaga instalowania specjalnego oprogramowania, program można obsługiwać z poziomu przeglądarki. Zapewnia również dedykowany numer dial-in, dzięki któremu pracownicy będący w podróży mogą łatwo dołączyć do rozmowy. Co więcej, jakość połączenia stoi na wysokim poziomie, nie ma także uciążliwych drop-outów, czyli rozłączania użytkowników przez złą jakość sieci.

Internet dla firm – niezbędne narzędzie do prowadzenia konferencji

Ważnym aspektem, który ma wpływ na jakość prowadzonych konferencji, jest nie tylko organizacja czasu czy używane programy, lecz przede wszystkim jakość połączenia. W tym celu warto wybrać dobrą ofertę zawierającą Internet dla firm. Najczęściej wybieranym łączem jest światłowód dla firm. Kto oferuje korzystną ofertę Internetu dla firm?

INEA oferuje światłowód dla firm, który zapewnia wysoką prędkość – przepustowość może być wielokrotnie większa niż 1 Gb/s, co jest wynikiem nieosiągalnym dla większości innych usługodawców. Oprócz tego przedsiębiorca może sam zdecydować, jaką prędkość przesyłania i pobierania danych będzie miał jego światłowód dla firm. Do wyboru są opcje, takie jak 300 lub 600 Mb/s w usłudze Internet Standard oraz 200 i 500 Mb/s w pakiecie Internet Premium. Obie usługi są dostępne także w prędkości 1 Gb/s. Pakiety cechują się wysokim SLA, sięgającym nawet 99,9%, możliwością skalowalności oraz wysokim bezpieczeństwem zapewnianym przez ochronę ANTY-DDoS.

Redakcja IwK

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.