Przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie zakłada się przejmowanym pracownikom nowych akt osobowych. Dotychczasowy pracodawca przekazuje nowemu całą dokumentację pracowniczą, a nowy pracodawca kontynuuje jej prowadzenie na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy.
Jak przekazać dokumentację krok po kroku?
Procedura dotyczy sytuacji, w której nowy pracodawca wstępuje z mocy prawa w dotychczasowe stosunki pracy. Nie chodzi więc o zwykłą zmianę pracy ani o przeniesienie pracownika za porozumieniem stron do innej spółki, która jest odrębnym pracodawcą. W takim przypadku co do zasady powstaje obowiązek założenia nowych akt.
- Ustal zakres przejęcia – określ, którzy pracownicy przechodzą do nowego pracodawcy. Przy przejęciu części zakładu pracy trzeba przypisać dokumentację do pracowników objętych sukcesją, a nie do całej dotychczasowej załogi.
- Zrób inwentaryzację dokumentacji – przygotuj oddzielny wykaz akt osobowych oraz pozostałych dokumentów dotyczących stosunku pracy każdego przejmowanego pracownika.
- Sprawdź kompletność – zweryfikuj akta osobowe, ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, karty wypłaconego wynagrodzenia oraz dokumenty dotyczące przydziału odzieży i środków ochrony indywidualnej.
- Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy – opisz w nim zakres przekazywanej dokumentacji, liczbę akt, formę przekazania, datę oraz dane i podpisy obu pracodawców.
- Przekaż dokumentację za potwierdzeniem – dokumentację przekazuje się co do zasady w oryginale, z zachowaniem poufności, integralności i kompletności. Nowy pracodawca powinien potwierdzić jej odbiór.
Przekazanie dokumentacji może mieć postać papierową albo elektroniczną, zależnie od sposobu jej prowadzenia. Nie należy zmieniać jej postaci wyłącznie na potrzeby samego przekazania bez zachowania wymogów określonych w przepisach o dokumentacji pracowniczej.
Co dokładnie podlega przekazaniu?
Zakres obowiązku wynika z pojęcia dokumentacji pracowniczej, na którą składają się akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Samo przekazanie teczek osobowych nie wystarcza.
| Rodzaj dokumentacji | Przekazać? | Komentarz |
|---|---|---|
| Akta osobowe przejmowanych pracowników | Tak | Przekazuje się dokumentację dotyczącą osób objętych przejęciem. Nowy pracodawca kontynuuje jej prowadzenie. |
| Ewidencja czasu pracy | Tak | Dotyczy indywidualnych rozliczeń przejmowanego pracownika i jest częścią dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. |
| Wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego | Tak | Należy przekazać dokumenty potrzebne do zachowania ciągłości rozliczeń uprawnień pracowniczych. |
| Karty wypłaconego wynagrodzenia | Tak | Przekazuje się dokumentację dotyczącą konkretnego pracownika. |
| Listy płac całego zakładu | Co do zasady nie | Zawierają dane osób, które mogą nie przechodzić do nowego pracodawcy. Należy wyodrębnić dokumenty dotyczące przejmowanych pracowników. |
| Listy obecności i harmonogramy całego zakładu | Co do zasady nie | Nie są dokumentacją indywidualną jednego pracownika i mogą ujawniać dane osób nieobjętych przejęciem. |
Dokumenty zbiorcze mogą być potrzebne do rozliczenia określonych okresów, ale nie oznacza to automatycznie prawa do przekazania ich całej treści. Jeżeli konieczne jest udostępnienie danych dotyczących wyłącznie przejmowanych osób, należy przygotować wyodrębniony zakres informacji.
Dlaczego protokół zdawczo-odbiorczy ma znaczenie?
Przepisy nie ustanawiają jednego urzędowego wzoru protokołu, ale jego sporządzenie jest ważnym zabezpieczeniem dowodowym. Dokument pozwala ustalić, co zostało przekazane, kiedy nastąpiło przekazanie i który pracodawca przejął dalsze prowadzenie dokumentacji.
Protokół powinien obejmować co najmniej:
- Strony przekazania – pełne dane dotychczasowego i nowego pracodawcy oraz osoby działające w ich imieniu.
- Zakres dokumentacji – wskazanie akt osobowych i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.
- Liczbę przekazanych akt – najlepiej wraz z wykazem pracowników objętych przejęciem.
- Informację o oryginałach – potwierdzenie, w jakiej postaci przekazano dokumentację.
- Datę i podpisy – datę wydania i odbioru oraz podpisy osób upoważnionych.
Takie potwierdzenie może mieć znaczenie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS albo organów podatkowych. Ułatwia też ustalenie odpowiedzialności za dokumentację, gdy później pojawią się braki lub pytania dotyczące okresu zatrudnienia.
Dokumenty zbiorcze zawierające dane pracowników nieobjętych przejęciem nie powinny być przekazywane automatycznie. Ich udostępnienie może naruszać zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO.
Odpowiedzialność pracodawców po przejęciu
Przejście zakładu pracy nie kończy wszystkich obowiązków dotychczasowego pracodawcy. Zgodnie z art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy. Dlatego po przekazaniu akt może być potrzebna współpraca obu podmiotów, na przykład przy wyjaśnianiu dawnych rozliczeń lub udostępnianiu informacji uprawnionym organom.
Najbezpieczniejsze postępowanie polega na przekazaniu kompletnej dokumentacji indywidualnej przejmowanych pracowników, pozostawieniu dokumentów zbiorczych dotyczących całego zakładu oraz dokładnym opisaniu czynności w protokole. W razie wątpliwości, czy doszło do przejścia części zakładu pracy, warto przeanalizować stan faktyczny przed rozpoczęciem przekazywania dokumentów.
