Tak. Pracownik ma prawo przeglądać swoje akta osobowe, a pracodawca musi udostępnić mu dokumentację na żądanie. Nie jest to kwestia dobrej woli pracodawcy, lecz obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, w szczególności z art. 94 pkt 9a.
Jakie uprawnienia ma pracownik?
Prawo dostępu obejmuje dokumenty dotyczące danego pracownika zgromadzone w aktach osobowych. Pracownik może nie tylko zapoznać się z ich treścią, lecz także utrwalić potrzebne informacje. W ramach tego uprawnienia może:
- przeglądać dokumenty dotyczące jego zatrudnienia,
- sporządzać własne notatki,
- żądać odpisów i wypisów,
- wykonywać kopie dokumentów, w tym kserokopie.
Pracodawca nie może ograniczyć dostępu do samego wykazu dokumentów ani odmówić okazania konkretnego dokumentu należącego do akt pracownika. Poufny charakter dokumentacji nie uzasadnia odmowy wobec osoby, której te dane dotyczą. Obowiązek ochrony akt przed osobami nieuprawnionymi nie pozbawia pracownika prawa do wglądu w jego własną dokumentację.
Jak poprosić o wgląd w akta osobowe?
Przepisy nie wymagają szczególnej formy żądania. Można zgłosić je ustnie, ale dla celów dowodowych bezpieczniej złożyć krótki wniosek na piśmie lub przesłać go pocztą elektroniczną. Procedura może wyglądać następująco:
- Złóż pracodawcy wniosek o udostępnienie akt osobowych do wglądu.
- Ustal z pracodawcą termin zapoznania się z dokumentami.
- Przejrzyj akta w ustalonych godzinach pracy, w warunkach zapewniających swobodny dostęp do dokumentacji.
- W razie potrzeby sporządź notatki, odpisy lub kopie interesujących Cię dokumentów.
Pracodawca może organizacyjnie ustalić termin i miejsce wglądu, ale nie może wyznaczyć ich w sposób, który faktycznie uniemożliwia skorzystanie z prawa. W przypadku dokumentacji prowadzonej elektronicznie sposób udostępnienia może być dostosowany do jej formy, jednak nie może prowadzić do ograniczenia dostępu.
Co zrobić, gdy pracodawca odmawia?
Odmowa udostępnienia akt osobowych albo odmowa wykonania odpisów lub kopii narusza uprawnienia pracownika wynikające z prawa pracy. W takiej sytuacji warto ponowić żądanie w formie pisemnej i zachować potwierdzenie jego złożenia.
Jeżeli pracodawca nadal utrudnia dostęp, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Inspekcja może skontrolować przestrzeganie przepisów i podjąć działania w związku z naruszeniem obowiązków pracodawcy.
Pracownik nie musi uzyskiwać zgody na samo zapoznanie się z własnymi aktami. Wystarczy żądanie skierowane do pracodawcy, który ma obowiązek zorganizować wgląd w dokumentację.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.
