Część A akt osobowych obejmuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Należą do niej przede wszystkim dokumenty dotyczące danych osobowych, wykształcenia i kwalifikacji kandydata, świadectwa pracy oraz skierowania i orzeczenia lekarskie związane z dopuszczeniem do pracy.
Czym jest część A akt osobowych?
Część A jest zakładana na etapie rekrutacji i zawiera dokumenty dotyczące kandydata, zanim zostanie nawiązany stosunek pracy. Jej zadaniem jest udokumentowanie informacji wykorzystanych przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu oraz spełnienia wymagań dotyczących danego stanowiska.
Nie należy umieszczać w niej dokumentów związanych z późniejszym przebiegiem zatrudnienia. Takie dokumenty trafiają do innych części akt osobowych, przede wszystkim do części B.
Jakie dokumenty powinny znaleźć się w części A?
Dokumenty dotyczące danych osobowych i kwalifikacji kandydata mogą obejmować:
- Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, jeżeli są potrzebne do potwierdzenia przebiegu pracy lub uprawnień pracowniczych.
- Dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, w szczególności dyplomy, świadectwa, certyfikaty i dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień wymaganych na danym stanowisku.
- Świadectwa ukończenia szkoły lub przygotowania zawodowego, gdy wynika to ze specyfiki zatrudnienia.
- Inne oświadczenia lub dokumenty, których przedłożenie wynika z odrębnych przepisów.
Kandydat może także z własnej inicjatywy przekazać dokumenty potwierdzające jego dodatkowe umiejętności, na przykład certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursów lub szkolenia. Ich przechowywanie powinno mieć związek z rekrutacją albo wykonywaną pracą i być zgodne z zasadami ochrony danych osobowych.
Dokumenty medyczne
W części A umieszcza się również skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące:
- wstępnych badań lekarskich osoby przyjmowanej do pracy,
- okresowych lub kontrolnych badań wykorzystywanych przy ponownym zatrudnieniu na tym samym albo podobnym stanowisku, jeżeli przepisy pozwalają skorzystać z aktualnego orzeczenia,
- badań i orzeczeń przedstawianych w związku z równoległym zatrudnieniem u innego pracodawcy, gdy spełnione są warunki określone w przepisach.
Dokumentacja medyczna w części A powinna potwierdzać brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu. Nie chodzi o pełną dokumentację medyczną kandydata, lecz o dokumenty wymagane w ramach medycyny pracy.
| Rodzaj dokumentu | Status | Uwagi |
|---|---|---|
| Kwestionariusz osobowy kandydata | Wymagany w zakresie danych dopuszczonych przepisami | Zakres informacji wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy. |
| Świadectwa pracy i dyplomy | Wymagane, gdy są potrzebne do potwierdzenia doświadczenia lub kwalifikacji | Nie należy żądać dokumentów niezwiązanych z wymaganiami stanowiska. |
| Skierowanie i orzeczenie lekarskie | Wymagane, gdy kandydat podlega badaniom wstępnym lub korzysta z przewidzianego prawem wyjątku | Dokumenty dotyczą zdolności do pracy na określonym stanowisku. |
| Certyfikaty i zaświadczenia o kursach | Dobrowolne, jeżeli kandydat przekazuje je z własnej inicjatywy | Powinny mieć związek z kwalifikacjami lub zakresem pracy. |
Jakie są zasady przechowywania dokumentów?
Co do zasady pracodawca przechowuje w papierowych aktach osobowych odpisy lub kopie dokumentów, a nie ich oryginały. Oryginał może zostać przedstawiony do wglądu albo w celu sporządzenia kopii. Kopię poświadcza za zgodność z przedłożonym dokumentem pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a następnie oryginał powinien zostać zwrócony.
Zasada ta dotyczy między innymi świadectw pracy, dyplomów i certyfikatów. W dokumentacji mogą pozostać oryginały dokumentów sporządzonych przez pracodawcę lub dokumentów, dla których przepisy przewidują taką formę. Przy prowadzeniu e-akt papierowy dokument przekształca się w odwzorowanie cyfrowe zgodnie z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji elektronicznej.
Pracodawca może żądać tylko danych, których podanie jest dopuszczone przez Kodeks pracy albo inne przepisy i które są niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku.
Podstawą jest art. 221 Kodeksu pracy. W praktyce pracodawca może przetwarzać między innymi dane identyfikacyjne, adresowe, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – w zakresie potrzebnym do rekrutacji.
Nie wolno rutynowo żądać od kandydata informacji o stanie cywilnym, sytuacji rodzinnej ani innych danych, które nie są potrzebne do oceny możliwości wykonywania pracy. Zaświadczenie o niekaralności można żądać tylko wtedy, gdy obowiązek niekaralności wynika z przepisów dotyczących danego stanowiska lub zawodu. Sama zgoda kandydata nie zastępuje podstawy prawnej do żądania takich danych.
Jak uporządkować część A?
Dokumenty w części A należy przechowywać w porządku chronologicznym i ponumerować. Przed tą częścią akt powinien znajdować się wykaz umieszczonych w niej oświadczeń i dokumentów. Jeżeli dokumenty są podzielone tematycznie na wydzielone części, na przykład A1, każda z nich ma własny wykaz i numerację.
Te zasady obowiązują zarówno przy papierowych aktach osobowych, jak i przy e-aktach, choć w wersji elektronicznej porządek dokumentacji zapewnia system spełniający wymagania określone w przepisach. Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub przechowywanie jej w warunkach grożących uszkodzeniem może grozić grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.
Najważniejsze jest oddzielenie dokumentów rekrutacyjnych od dokumentacji powstałej już w czasie zatrudnienia, przechowywanie kopii zamiast oryginałów oraz ograniczenie zakresu danych do informacji rzeczywiście potrzebnych i prawnie dopuszczonych.
Treść ma charakter informacyjny. Przy ocenie dokumentów wymaganych na konkretnym stanowisku należy uwzględnić aktualne przepisy Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz regulacje dotyczące danego zawodu lub rodzaju pracy.
