Kodeks pracy a zwolnienie lekarskie – najważniejsze zasady

Zwolnienie lekarskie, czyli e-ZLA, usprawiedliwia nieobecność pracownika i może stanowić podstawę do wypłaty wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego. Nie jest jednak wyłącznie uprawnieniem. Pracownik musi niezwłocznie poinformować pracodawcę o nieobecności i wykorzystywać zwolnienie zgodnie z jego celem.

Czym jest zwolnienie lekarskie w świetle Kodeksu pracy?

e-ZLA jest elektronicznym zaświadczeniem o czasowej niezdolności do pracy wystawianym przez lekarza. Dokument trafia do systemu ZUS, a pracodawca może zobaczyć go na swoim profilu PUE ZUS. Zwolnienie potwierdza przyczynę i okres nieobecności, ale samo wystawienie dokumentu nie zwalnia pracownika z obowiązku przekazania informacji o chorobie.

Przeczytaj również: ZUS PUE – gdzie znaleźć zwolnienie lekarskie?

Nieobecność trzeba zgłosić zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie pracy lub przyjętym u pracodawcy sposobem komunikacji. Jeżeli takich zasad nie ustalono, pracownik może zawiadomić pracodawcę osobiście, telefonicznie, SMS-em, e-mailem, przez inną osobę albo listem poleconym. Informację należy przekazać niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności, chyba że szczególne okoliczności uniemożliwiały wcześniejsze działanie.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek – kto płaci?

W pierwszej części niezdolności do pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy. Pracodawca finansuje je przez łącznie 33 dni choroby w roku kalendarzowym. W przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, limit wynosi 14 dni, przy czym krótszy okres stosuje się od następnego roku kalendarzowego po ukończeniu tego wieku.

Od 34. dnia choroby, a w przypadku pracownika po 50. roku życia od 15. dnia, przysługuje zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia społecznego. Zasiłek wypłaca bezpośrednio ZUS, jeśli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków. W większych zakładach pracy świadczenie może wypłacać pracodawca, który następnie rozlicza je z ZUS. O tym, kto technicznie przekazuje pieniądze, nie decyduje samo e-ZLA, lecz status płatnika zasiłków.

Zobacz także: Kto płaci za zwolnienie lekarskie: ZUS czy pracodawca?

Wysokość świadczenia zależy od przyczyny niezdolności do pracy. Najczęściej wynosi 80% podstawy wymiaru. Wyższa, 100-procentowa wysokość dotyczy między innymi choroby przypadającej w okresie ciąży, wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz badań i zabiegów związanych z dawstwem komórek, tkanek lub narządów.

Podstawę wymiaru świadczenia dla pracownika stanowi co do zasady przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Przy krótszym stażu ubezpieczenia uwzględnia się pełne miesiące ubezpieczenia. Szczegółowe wyliczenia mogą zależeć między innymi od zmiany wymiaru etatu i składników wynagrodzenia.

Jak zgłosić chorobę i jakie terminy obowiązują?

Elektroniczne zwolnienie lekarskie jest automatycznie przekazywane do ZUS, a następnie udostępniane pracodawcy na PUE ZUS. Pracownik nie musi więc dostarczać papierowego formularza, ale nadal powinien przekazać informację o przewidywanej nieobecności i jej czasie trwania.

Przy zachorowaniu pracownik powinien wykonać następujące czynności:

• Niezwłocznie powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności.
• Zastosować sposób kontaktu przewidziany w regulaminie pracy lub przyjęty w zakładzie.
• Przekazać informację najpóźniej w drugim dniu nieobecności, jeżeli wcześniej nie było przeszkód.
• Sprawdzić, czy e-ZLA zostało prawidłowo wystawione i obejmuje właściwy okres.

Spóźnione zgłoszenie może zostać potraktowane jako naruszenie organizacji pracy i skutkować karą porządkową, na przykład upomnieniem albo naganą. W poważnych przypadkach może mieć także wpływ na ocenę obowiązków pracowniczych. Sam brak papierowego formularza nie oznacza natomiast nieusprawiedliwionej nieobecności, jeżeli e-ZLA zostało prawidłowo wystawione i przekazane w systemie.

Okres zasiłkowy i dalsza niezdolność do pracy

Łączny okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego jest ograniczony. Zwykły okres zasiłkowy wynosi 182 dni. W przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży wynosi 270 dni. Do limitu wlicza się okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, a także wcześniejsze zwolnienia, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 60 dni, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.

Długotrwała choroba nie oznacza automatycznie, że po upływie tego czasu pracownik może nadal pobierać zasiłek. Jeżeli dalsze leczenie lub rehabilitacja dają rokowanie odzyskania zdolności do pracy, pracownik może wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może przyznać je maksymalnie na 12 miesięcy.

Przebieg postępowania przy przedłużającej się chorobie można przedstawić w następującej kolejności:

1. Przez pierwsze 33 dni choroby w roku wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, a po ukończeniu 50 lat przez pierwsze 14 dni.
2. Od 34. albo 15. dnia wypłacany jest zasiłek chorobowy, do wyczerpania okresu 182 albo 270 dni.
3. Przed upływem okresu zasiłkowego pracownik może złożyć wniosek o świadczenie rehabilitacyjne, jeżeli dalsze leczenie rokuje powrót do pracy.
4. Po powrocie do pracy po niezdolności trwającej dłużej niż 30 dni pracownik musi przejść kontrolne badania medycyny pracy, a pracodawca nie może dopuścić go do pracy bez aktualnego orzeczenia o zdolności do jej wykonywania.

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego i ewentualnego okresu ochronnego związanego ze świadczeniem rehabilitacyjnym mogą powstać podstawy do rozwiązania umowy w trybie art. 53 Kodeksu pracy. Ocena zależy od stażu pracownika, rodzaju choroby i tego, czy niezdolność wynika z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.

Okres wyczekiwania i sytuacje bez prawa do świadczenia

Prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego co do zasady powstaje po okresie wyczekiwania. Przy obowiązkowym ubezpieczeniu chorobowym, typowym dla umowy o pracę, wynosi on 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia. Przy ubezpieczeniu dobrowolnym jest to 90 dni. Do stażu mogą zostać doliczone wcześniejsze okresy ubezpieczenia, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni albo wynikała z okoliczności wskazanych w ustawie.

Przepisy przewidują wyjątki, w których świadczenie może przysługiwać bez oczekiwania, między innymi po ukończeniu szkoły lub studiów i szybkim objęciu ubezpieczeniem, po wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz przy co najmniej 10-letnim okresie obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Świadczenie może nie przysługiwać za określony okres, gdy:

• nie upłynął wymagany okres wyczekiwania,
• niezdolność przypada na urlop bezpłatny lub wychowawczy, tymczasowe aresztowanie albo odbywanie kary pozbawienia wolności,
• niezdolność powstała wskutek umyślnego przestępstwa lub wykroczenia stwierdzonego prawomocnym wyrokiem,
• pierwsze pięć dni niezdolności wynikało z nadużycia alkoholu,
• zwolnienie zostało sfałszowane albo było wykorzystywane niezgodnie z celem, w tym przez wykonywanie pracy zarobkowej.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika na L4?

Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności z powodu choroby. Ochrona nie ma jednak charakteru bezterminowego. Art. 53 Kodeksu pracy pozwala w określonych sytuacjach rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, gdy niezdolność trwa wystarczająco długo.

Polecamy: Długotrwałe zwolnienie lekarskie a rozwiązanie umowy o pracę

Pracodawca może rozwiązać umowę w czasie choroby w szczególności w następujących przypadkach:

• pracownik zatrudniony krócej niż sześć miesięcy był niezdolny do pracy dłużej niż okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku oraz pierwsze trzy miesiące świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zostało przyznane,
• pracownik z dłuższym stażem wyczerpał okres zasiłkowy i pierwsze trzy miesiące świadczenia rehabilitacyjnego, gdy niezdolność nie wynika z wypadku przy pracy ani choroby zawodowej,
• niezdolność wynika z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, a upłynął okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku i świadczenia rehabilitacyjnego,
• pracownik ciężko naruszył podstawowe obowiązki pracownicze, na przykład wykonywał inną pracę zarobkową podczas zwolnienia i wykorzystywał je niezgodnie z przeznaczeniem.

Dyscyplinarne rozwiązanie umowy nie następuje automatycznie tylko dlatego, że pracownik opuścił miejsce zamieszkania. Znaczenie ma charakter aktywności, zalecenia lekarza i to, czy zachowanie utrudniało leczenie albo wskazywało na wykonywanie pracy. Pracodawca powinien mieć wiarygodne dowody i zachować wymogi formalne przewidziane dla rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Kontrola zwolnień lekarskich

ZUS może kontrolować zarówno prawidłowość wystawienia e-ZLA, jak i sposób wykorzystywania zwolnienia. Pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych może prowadzić kontrolę samodzielnie albo przez upoważnioną osobę. Kontrola może odbyć się w miejscu pobytu pracownika wskazanym w dokumentacji lub w innym miejscu, w którym pracownik powinien przebywać.

Sprawdzeniu może podlegać między innymi to, czy pracownik nie wykonuje innej pracy zarobkowej, nie prowadzi remontu, nie wyjeżdża w celach sprzecznych z leczeniem i stosuje się do zaleceń. W uzasadnionych przypadkach informacje mogą pochodzić także z publicznie dostępnych aktywności w mediach społecznościowych. Stwierdzenie nieprawidłowości może prowadzić do utraty prawa do świadczenia za cały kontrolowany okres, a przy ciężkim naruszeniu obowiązków także do rozwiązania umowy z winy pracownika.

Najważniejsze zasady dotyczące L4

Zwolnienie lekarskie usprawiedliwia nieobecność, ale wymaga terminowego powiadomienia pracodawcy i zgodnego z celem wykorzystywania. Pracodawca finansuje wynagrodzenie chorobowe przez 33 albo 14 dni, a następnie wypłacany jest zasiłek chorobowy. Łączny okres świadczeń wynosi zwykle 182 dni, a w ciąży lub przy gruźlicy 270 dni. Przy ocenie konkretnej sytuacji trzeba uwzględnić regulamin pracy, dokumenty z PUE ZUS oraz przepisy Kodeksu pracy i ustawy zasiłkowej.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą, problemów z prawem do świadczenia lub planowanego rozwiązania umowy warto skonsultować sprawę z prawnikiem prawa pracy albo ZUS.