Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy z dniem zgonu, ale nie oznacza utraty należnego wynagrodzenia. Niewypłacone pensje, premie czy ekwiwalent za urlop przechodzą w równych częściach na małżonka oraz osoby spełniające warunki do renty rodzinnej. Dopiero gdy takich osób nie ma, prawa majątkowe wchodzą do spadku. Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem i nie podlega dziedziczeniu.
Co dzieje się z wynagrodzeniem po śmierci pracownika?
Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Nie trzeba składać wypowiedzenia ani podpisywać z rodziną porozumienia rozwiązującego umowę.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, dodatki, premie, należności za nadgodziny oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop są prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Pracodawca wypłaca je najpierw małżonkowi i osobom spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Środki te nie czekają więc na postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku.
Jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, należności wchodzą do spadku. Wtedy wypłata następuje na podstawie dokumentu potwierdzającego dziedziczenie, czyli prawomocnego postanowienia sądu albo zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Kto może otrzymać prawa majątkowe?
Prawa majątkowe przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby, które spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej określone w ustawie o emeryturach i rentach z FUS. Samo pokrewieństwo nie zawsze wystarcza. Pracodawca powinien ustalić, czy dana osoba spełnia również wymagania dotyczące wieku, nauki, niezdolności do pracy albo pozostawania na utrzymaniu zmarłego.
W kręgu potencjalnie uprawnionych mogą znaleźć się:
- małżonek zmarłego pracownika
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione
- wnuki, rodzeństwo i inne dzieci przyjęte na wychowanie, jeżeli spełniają dodatkowe warunki ustawowe
- rodzice, w tym ojczym, macocha i osoby przysposabiające, po spełnieniu warunków dotyczących utrzymania, wieku lub niezdolności do pracy
Małoletni otrzymują należną im część za pośrednictwem przedstawiciela ustawowego. Wypłata na rachunek rodzica nie zmienia tego, że przychód i udział należą do dziecka.
Pracodawca może poprosić o dokumenty pozwalające potwierdzić uprawnienie, w szczególności akt zgonu, akt małżeństwa, akt urodzenia, dokument dotyczący nauki lub dokumenty potwierdzające niezdolność do pracy. Zakres żądanych danych powinien ograniczać się do informacji potrzebnych do ustalenia osoby uprawnionej.
Wynagrodzenie a odprawa pośmiertna – najważniejsze różnice
Wynagrodzenie i odprawa pośmiertna mają różną podstawę prawną, sposób podziału oraz skutki podatkowe.
| Cecha | Wynagrodzenie i inne prawa majątkowe | Odprawa pośmiertna |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Art. 63¹ Kodeksu pracy | Art. 93 Kodeksu pracy |
| Komu przysługuje | Małżonkowi i osobom spełniającym warunki do renty rodzinnej, a przy ich braku spadkobiercom | Małżonkowi i członkom rodziny spełniającym warunki do renty rodzinnej |
| Dziedziczenie | Do spadku trafia dopiero przy braku osób wskazanych w art. 63¹ § 2 | Nie wchodzi do spadku. Przy braku uprawnionych wygasa |
| PIT i ZUS | Przy wypłacie uprawnionym bliskim jest przychodem z praw majątkowych i nie podlega składkom ZUS | Jest zwolniona z PIT i nie stanowi podstawy składek ZUS |
Jakie czynności powinien wykonać pracodawca?
Po otrzymaniu wiarygodnej informacji o zgonie pracownika działania kadrowe powinny przebiegać w następującej kolejności:
- Ustal datę śmierci i przyjmij ją jako dzień wygaśnięcia stosunku pracy.
- Sporządź świadectwo pracy i dołącz je do akt osobowych. Na wniosek małżonka, osoby uprawnionej do renty rodzinnej albo – przy braku takich osób – spadkobiercy, wydaj dokument w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku.
- Wyrejestruj pracownika z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, co do zasady z kodem przyczyny 500, w terminie 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.
- Ustal wszystkie należności, w tym wynagrodzenie, premie, dodatki, nadgodziny i ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
- Zweryfikuj osoby uprawnione i podziel prawa majątkowe w równych częściach.
- Sprawdź prawo do odprawy pośmiertnej, oblicz jej wysokość i ustal, czy odszkodowanie z ubezpieczenia na życie wpływa na obowiązek pracodawcy.
- Wypłać środki niezwłocznie po ustaleniu osób uprawnionych i prawidłowo rozlicz podatki.
Ile wynosi odprawa pośmiertna?
Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Przy ustalaniu stażu uwzględnia się także niektóre okresy pracy u poprzedniego pracodawcy, między innymi w razie przejścia zakładu pracy lub następstwa prawnego.
| Staż pracy u pracodawcy | Wysokość odprawy |
|---|---|
| Krócej niż 10 lat | Jednomiesięczne wynagrodzenie |
| Co najmniej 10 lat | Trzymiesięczne wynagrodzenie |
| Co najmniej 15 lat | Sześciomiesięczne wynagrodzenie |
Odprawę dzieli się w równych częściach między wszystkich uprawnionych. Jeżeli uprawniona jest tylko jedna osoba, otrzymuje połowę odprawy ustalonej według stażu pracownika.
Odprawa nie przysługuje w pełnej wysokości, gdy pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie ubezpieczeniowe jest równe odprawie lub wyższe. Gdy odszkodowanie jest niższe, pracodawca wypłaca różnicę. Samo umożliwienie pracownikowi przystąpienia do ubezpieczenia grupowego finansowanego przez niego nie zwalnia pracodawcy z tego obowiązku.
Jak rozliczyć PIT od wypłaty?
O sposobie rozliczenia decyduje nie tylko rodzaj należności, ale także osoba, która ją otrzymuje.
Jeżeli wynagrodzenie lub ekwiwalent trafia bezpośrednio do małżonka albo innej osoby wskazanej w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, u tej osoby powstaje przychód z praw majątkowych. Pracodawca pełni wtedy funkcję płatnika PIT, pobiera zaliczkę na podatek i wystawia tej osobie PIT-11. Od takiej wypłaty nie nalicza się składek ZUS.
Nie należy wykazywać tych środków jako przychodu ze stosunku pracy zmarłego pracownika. Przychody uzyskane przez niego za życia rozlicza się odrębnie od praw majątkowych wypłaconych rodzinie po jego śmierci.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy nie ma małżonka ani innych osób spełniających warunki do renty rodzinnej. Wówczas prawa majątkowe wchodzą do spadku. Pracodawca wypłaca je spadkobiercom po przedstawieniu dokumentu potwierdzającego dziedziczenie, ale nie pobiera od tej wypłaty zaliczki na PIT i nie wystawia PIT-11. Należność podlega zasadom dotyczącym podatku od spadków i darowizn.
Przed pobraniem zaliczki na PIT trzeba ustalić status odbiorcy. Wypłata osobie uprawnionej z art. 63¹ Kodeksu pracy i wypłata spadkobiercy to dwa różne zdarzenia podatkowe.
Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT. Nie podlega także składkom na ubezpieczenia społeczne.
Co zrobić, gdy rodzina jest w sporze?
Pracodawca nie powinien wypłacać pieniędzy pierwszej osobie, która zgłosi roszczenie. Gdy dokumenty nie pozwalają jednoznacznie ustalić kręgu uprawnionych albo członkowie rodziny przedstawiają sprzeczne żądania, wypłatę należy wstrzymać do czasu wyjaśnienia sytuacji.
Jeżeli nie ma osób uprawnionych na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca powinien poczekać na dokument potwierdzający nabycie spadku. Przy sporze, którego nie da się rozstrzygnąć na podstawie aktów stanu cywilnego i innych dokumentów, zasadne jest skorzystanie z pomocy prawnika. Szybka wypłata nie uzasadnia ryzyka przekazania środków niewłaściwej osobie.
Checklista dla pracodawcy
Przed zamknięciem kartoteki zmarłego pracownika sprawdź, czy:
- ustalono datę wygaśnięcia stosunku pracy
- sporządzono świadectwo pracy i dołączono je do akt osobowych
- złożono formularz ZUS ZWUA i wyrejestrowano zgłoszonych członków rodziny, jeżeli jest to wymagane
- wyliczono wynagrodzenie, inne prawa majątkowe oraz ekwiwalent za urlop
- potwierdzono status małżonka i pozostałych osób uprawnionych do renty rodzinnej
- ustalono prawo do odprawy pośmiertnej i sprawdzono ubezpieczenie na życie
- zastosowano właściwe zasady PIT, w tym wystawiono PIT-11 tylko przy wypłacie praw majątkowych osobom uprawnionym
Najważniejsze rozróżnienie jest proste: wynagrodzenie i ekwiwalent trafiają najpierw do osób wskazanych w art. 63¹ Kodeksu pracy, a przy ich braku do spadku. Odprawa pośmiertna przysługuje wyłącznie określonym członkom rodziny, nie jest dziedziczona i korzysta ze zwolnienia z PIT oraz ZUS.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. W przypadku sporu między osobami zgłaszającymi roszczenia lub wątpliwości dotyczących rozliczeń warto skonsultować sprawę z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
