Elektroniczny obieg dokumentów z roku na rok zyskuje na popularności. Firmy decydują się na jego wdrożenie, w digitalizacji i automatyzacji upatrując szansy na pozbycie się większości istotnych problemów związanych z utrzymywaniem fizycznego archiwum oraz pracą z papierową dokumentacją. Nie brakuje jednak przedsiębiorstw, które wahają się przed podjęciem tej decyzji, obawiając się głównie wysokich kosztów, oporu przed zmianą, niepewnych rezultatów czy innych problemów natury praktycznej. Czy elektroniczny obieg dokumentów (tzw. workflow) jest rzeczywiście lepszy od swojego tradycyjnego odpowiednika? Czy warto go wdrożyć w swojej firmie, licząc na zarówno odczuwalne, jak i wymierne korzyści oraz zwrot z inwestycji?
Tradycyjny obieg dokumentów – czy warto przy nim pozostać?
Jeszcze kilkanaście lat temu tradycyjny obieg dokumentów był jedynym, więc słusznym wyborem – w efekcie korzystały z niego wszystkie firmy. Było to podyktowane jednak nie tyle świadomym wyborem, co brakiem alternatywy. Tradycyjny obieg dokumentów nie jest bowiem rozwiązaniem idealnym, wręcz przeciwnie. Szczególnie w obecnych czasach dynamicznego rozwoju technologii i biznesu oraz wszechobecnej cyfryzacji, jego wady i niedopasowanie do współczesnych realiów w coraz większym stopniu przewyższają nad korzyściami, jakie oferuje. Głównym problemem tradycyjnego obiegu dokumentów jest przede wszystkim czasochłonność oraz wysokie koszty, wprost proporcjonalnie rosnące wraz z coraz większymi ilościami dokumentów generowanych i przyjmowanych przez firmy. Do przechowywania papierowej dokumentacji niezbędne jest bowiem fizyczne miejsce, ponoszenie stałych wydatków na zakup materiałów papierniczych, utrzymanie infrastruktury do drukowania oraz etatów pracowników odpowiedzialnych za organizację archiwum.
Dużym problemem jest także utrudniony dostęp do zasobów. Pracownicy muszą tracić cenny czas na przeszukiwanie półek, teczek i segregatorów zamiast poświęcać go na wykonywanie istotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorstwa zadań. Tradycyjny obieg dokumentów jest nieodłącznie związany także z ryzykiem przypadkowego zniszczenia, zgubienia lub pominięcia dokumentów, co nieraz może narazić firmę na dotkliwe straty finansowe i wizerunkowe. Jeśli dodamy do tego niski poziom ochrony poufnych danych wynikający z braku ograniczeń w dostępie do pism oraz chaos i stosy papierów zaśmiecające biurka pracowników, zyskamy przekonanie, że tradycyjny obieg dokumentów już dawno stracił na swojej aktualności.
Elektroniczny obieg dokumentów i jego przewaga
Patrząc na problemy związane z pracą z papierową dokumentacją, nie ma się co dziwić, że większość świadomych ich istnienia firm zdecydowało się na wybór nowego rozwiązania, zdecydowanie bardziej odpowiadającego ich dynamicznie rosnącym i ewoluującym zgodnie z rytmem biznesu potrzebom. Elektroniczny obieg dokumentów, bo to właśnie o nim mowa, pozwala wyeliminować praktycznie wszystkie wymienione powyżej problemy, oferując w ich miejsce szereg – mierzalnych i odczuwalnych w codziennej działalności operacyjnej – korzyści, widocznych już na pierwszy rzut oka w postaci porządku na biurkach, szybszego realizowania zadań, ich wyższej jakości oraz lepszej organizacji codziennej pracy.
Znika także problem organizacji fizycznego archiwum, gdyż całokształt bieżących i archiwalnych zasobów firmy jest przechowywany w elektronicznej postaci, na serwerach firmy lub w chmurze. Stały dostęp do nich z dowolnego urządzenia oraz lokalizacji jest natomiast możliwy z poziomu dedykowanego systemu – np. klasy DMS (z ang. Document Management System), który w swojej bardziej zaawansowanej i kompleksowej odsłonie zapewni rozbudowaną i elastyczną funkcjonalność z zakresu zarządzania dokumentacją, workflow oraz digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Znaczącej redukcji ulegają także ponoszone przez firmę wydatki związane z fizycznym archiwum, etatami pracowników oraz materiałami papierniczymi. Korzystanie z elektronicznego obiegu w dłuższej perspektywie staje się więc zdecydowanie bardziej ekonomiczne i opłacalne z punktu widzenia firmowego budżetu.
Korzyści płynące z elektronicznego obiegu dokumentów docenią także pracownicy, którzy nie będą tracili czasu na przeszukiwanie fizycznych zasobów, oczekiwanie na pisma oraz obawy przed ewentualnym zniszczeniem, zgubieniem, pominięciem czy przekazaniem ważnego dokumentu niewłaściwej osobie. Nie wspominając o tym, że dzięki dobrodziejstwu nowoczesnych technologii, coraz częściej rozwiązania klasy DMS, oferują szerokie możliwości zautomatyzowania praktycznie wszystkich prostych, powtarzalnych, a przez to nużących i podatnych na tzw. błędy ludzkie, czynności związanych z procesowaniem dokumentów. Zautomatyzować można też z powodzeniem przepływ zadań związanych z generowaniem, przetwarzaniem i archiwizowaniem dokumentów, co wynosi jakość pracy z dokumentacją na zupełnie nowy poziom. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala ponadto lepiej chronić wrażliwe, poufne dane, co gwarantują odgórnie nadawane uprawnienia dostępu, które eliminują ryzyko wycieku informacji lub uzyskania do nich dostępu przez nieuprawnione osoby.
System zarządzania dokumentami, czyli elektroniczny obieg dokumentów w praktyce
Elektroniczny obieg dokumentów jest z powodzeniem realizowany za pośrednictwem wysokofunkcjonalnego i elastycznego oprogramowania dla biznesu, które pozwala w szybki i sprawny sposób zapanować nad firmową dokumentacją, uporządkować procesy biznesowe oraz zorganizować i zoptymalizować je od podstaw w oparciu o ściśle zdefiniowane ścieżki obiegu danego rodzaju spraw (tzw. scenariusze biznesowe). Zakres korzyści, jakie można osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami, jest jednak ściśle uzależniony od jego funkcjonalności, zastosowanych rozwiązań technologicznych oraz podejścia, metodyki dostarczania narzędzi informatycznych użytkownikom i pionom biznesowym w firmie.
Na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest obecnie wiele systemów klasy DMS. Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane technologicznie oprogramowanie tego typu wykorzystuje technologie i mechanizmy m. in. z zakresu silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego i innych.
Na szczególną uwagę zasługują innowacyjne, pracujące w oparciu o najnowsze technologie platformy low-code, które pozwalają na szybkie, łatwe i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania. Jeśli dodamy do tego sprawne i szybkie wdrażanie niezbędnych modyfikacji z natychmiastowym efektem, co (dzięki zastosowaniu często autorskich i unikalnych technologii) oferują najlepsze platformy niskokodowe, otrzymamy oprogramowanie DMS idealnie dostosowane do wymagań i oczekiwań współczesnych firm, których funkcjonowanie podlega ciągłym i dynamicznym zmianom.
