Tak. Zatrudnienie pracownika może być kosztem uzyskania przychodu, a do kosztów zalicza się przede wszystkim wynagrodzenie brutto, składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz wpłaty na PPK po stronie pracodawcy. Najważniejszym warunkiem jest terminowe wypłacenie wynagrodzenia i opłacenie składek.
Co dokładnie jest kosztem zatrudnienia?
Koszt uzyskania przychodu powinien mieć związek z działalnością gospodarczą i służyć osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła. Wynagrodzenie za pracę oraz obowiązkowe obciążenia pracodawcy co do zasady spełniają ten warunek. Nie należy jednak utożsamiać kosztu firmy z kwotą netto przelewaną pracownikowi. Dla pracodawcy podstawą jest wynagrodzenie brutto powiększone o finansowane przez niego składki i inne świadczenia.
| Element kosztu | Opis | Status podatkowy |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | Płaca zasadnicza, premie, dodatki i inne należne składniki wynagrodzenia | Stanowi koszt, jeśli zostało wypłacone w wymaganym terminie |
| Składki ZUS pracodawcy | Część emerytalna, rentowa, wypadkowa oraz składki na Fundusz Pracy i FGŚP, gdy są należne | Stanowią koszt przy terminowej zapłacie |
| Wpłaty pracodawcy na PPK | Wpłaty finansowane ze środków pracodawcy za uczestnika programu | Mogą być kosztem na zasadach dotyczących tych wpłat |
| Badania i BHP | Badania profilaktyczne, szkolenia BHP, odzież robocza i środki ochrony | Zwykle są kosztem, jeśli wynikają z działalności i obowiązków pracodawcy |
Składki potrącane z wynagrodzenia pracownika nie są dodatkowym kosztem ponad kwotę brutto. Są już zawarte w wynagrodzeniu brutto i tylko przekazywane przez pracodawcę do właściwych instytucji. Inaczej jest ze składkami finansowanymi przez pracodawcę. One zwiększają całkowity koszt zatrudnienia.
Do pozapłacowych wydatków mogą należeć także obowiązkowe badania lekarskie, szkolenia BHP, przygotowanie stanowiska pracy, odzież i obuwie robocze, posiłki profilaktyczne, narzędzia oraz podnoszenie kwalifikacji. Wydatki te powinny być właściwie udokumentowane i mieć związek z pracą wykonywaną na rzecz firmy.
Kiedy wynagrodzenie i składki trafiają do kosztów?
Wynagrodzenie ujmuje się w kosztach w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem że pracodawca wypłaci je w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, regulaminu wynagradzania, umowy lub przyjętego harmonogramu. Jeżeli wypłata nastąpi po terminie, koszt powstaje dopiero w miesiącu faktycznej wypłaty.
Przykładowo, jeżeli pensja za styczeń ma być wypłacona do 10 lutego i pracodawca przeleje ją 10 lutego, może ująć wynagrodzenie w kosztach stycznia. Wypłata 12 lutego przesuwa ujęcie tego wynagrodzenia na luty.
Od wynagrodzenia trzeba odróżnić składki ZUS finansowane przez pracodawcę. Przy terminowej zapłacie mogą zostać rozliczone w miesiącu, za który są należne. Obowiązujące terminy zależą od rodzaju płatnika, dlatego przed rozliczeniem trzeba sprawdzić właściwy termin dla konkretnej firmy. Dla wielu przedsiębiorców będących płatnikami składek jest to 20. dzień następnego miesiąca, natomiast inne podmioty mogą mieć termin 15. albo 5. dnia następnego miesiąca.
Aby składki zostały ujęte w miesiącu, którego dotyczą, muszą zostać spełnione następujące warunki:
- Należy prawidłowo naliczyć wynagrodzenie i składki na podstawie listy płac.
- Wynagrodzenie trzeba wypłacić w terminie wynikającym z przepisów lub dokumentów obowiązujących u pracodawcy.
- Składki finansowane przez pracodawcę trzeba opłacić w ustawowym terminie właściwym dla danego płatnika.
- Dokumenty potwierdzające naliczenie i zapłatę należy zachować w dokumentacji księgowej i kadrowej.
| Sytuacja | Moment ujęcia w KPiR |
|---|---|
| Wynagrodzenie wypłacone w terminie | W miesiącu, za który jest należne |
| Wynagrodzenie wypłacone po terminie | W miesiącu faktycznej wypłaty |
| Składki ZUS pracodawcy opłacone w terminie | W miesiącu, za który są należne |
| Składki ZUS opłacone po terminie | W miesiącu faktycznej zapłaty |
Spóźnienie z zapłatą składek nie powoduje, że wydatek traci możliwość zaliczenia do kosztów na zawsze. Zmienia się jednak moment rozpoznania kosztu. Jeżeli składki zostały wcześniej ujęte w kosztach, trzeba skorygować zapis, a następnie zaksięgować je ponownie w miesiącu zapłaty. Błędne pozostawienie ich w pierwotnym miesiącu może wpłynąć na wysokość zaliczki na podatek i rozliczenia przedsiębiorcy.
Jak dokumentować i księgować koszt pracownika?
Podstawowym dokumentem jest lista płac, z której wynika wysokość wynagrodzenia brutto, potrąceń oraz składek finansowanych przez pracodawcę. W KPiR wynagrodzenie brutto ujmuje się w kolumnie przeznaczonej na wynagrodzenia, a składki ZUS pracodawcy w części dotyczącej pozostałych wydatków. Konkretne zapisy powinny odpowiadać przyjętej metodzie ewidencji i dokumentom rozliczeniowym.
Poza listą płac warto zachować potwierdzenia przelewów wynagrodzeń i składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty dotyczące PPK. Przy nieterminowej płatności trzeba ustalić, czy wcześniejszy zapis wymaga korekty. Szczególnej uwagi wymagają premie, nagrody, wynagrodzenie chorobowe, dodatki oraz świadczenia pozapłacowe, ponieważ ich moment ujęcia może zależeć od podstawy prawnej i terminu wypłaty.
Przeczytaj też: Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy – wzór dokumentu
Czy rodzaj umowy zmienia koszt podatkowy?
Przy umowie o pracę schemat obejmuje wynagrodzenie brutto, składki ZUS finansowane przez pracodawcę, ewentualne wpłaty na PPK oraz inne koszty związane z organizacją pracy.
Umowa zlecenia może generować podobne obciążenia, ale zakres składek zależy między innymi od innych tytułów do ubezpieczeń zleceniobiorcy. Przykładowo status studenta przed ukończeniem 26. roku życia może wpływać na brak obowiązku opłacania składek z takiej umowy, jeśli spełnione są ustawowe warunki.
Przeczytaj też: Umowa o pracę tymczasową – prawa i obowiązki pracownika
Umowa o dzieło co do zasady nie podlega oskładkowaniu, więc kosztem jest przede wszystkim wynagrodzenie brutto. Wyjątki, w tym zawarcie umowy z własnym pracownikiem, mogą zmienić sposób rozliczenia. Dlatego przy umowach cywilnoprawnych trzeba najpierw ustalić, czy dana osoba podlega ubezpieczeniom.
O czym pamiętać jako pracodawca?
Najważniejsza jest terminowość. Wynagrodzenie ujmuje się w miesiącu, którego dotyczy, tylko gdy zostało wypłacone na czas. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę wymagają osobnego sprawdzenia i terminowej zapłaty. Listy płac, potwierdzenia przelewów i dokumenty rozliczeniowe powinny pozwalać bez wątpliwości ustalić, kiedy powstał koszt. Przy nietypowych składnikach wynagrodzenia, zaległych składkach albo korektach warto skonsultować zapis z księgową lub doradcą podatkowym.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Przepisy i terminy rozliczeń mogą się zmieniać, dlatego w przypadku indywidualnych wątpliwości należy zweryfikować aktualny stan prawny lub skonsultować sprawę ze specjalistą.
