Czy można prowadzić akta osobowe w domu?

Tak, akta osobowe można prowadzić i przechowywać w domu. Pracodawca musi jednak zapewnić poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji oraz zabezpieczyć ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Domownicy, goście ani inne osoby przebywające w mieszkaniu nie mogą mieć swobodnego dostępu do danych pracowników.

Dom nie zwalnia z obowiązków pracodawcy

Przepisy nie uzależniają miejsca prowadzenia akt osobowych od posiadania biura. Dokumentacja może znajdować się w domu pracodawcy albo osoby zajmującej się kadrami, jeżeli sposób jej organizacji spełnia wymagania prawa pracy i RODO.

Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach gwarantujących zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Dokumenty muszą być również chronione przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązek ten dotyczy zarówno akt papierowych, jak i elektronicznych.

Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej. Dla każdego pracownika prowadzi się je oddzielnie, w częściach A, B, C, D i E, z zachowaniem porządku chronologicznego, numeracji oraz wykazu dokumentów. Sam fakt, że dokumenty znajdują się w prywatnym mieszkaniu, nie zmniejsza odpowiedzialności pracodawcy za ich prawidłowe prowadzenie.

Akta papierowe i elektroniczne w domu – jakie są różnice?

Ryzyka zależą od postaci dokumentacji. Papier wymaga przede wszystkim ochrony fizycznej, natomiast e-akta wymagają kontroli dostępu, bezpiecznego systemu i właściwej organizacji pracy zdalnej.

Postać dokumentacji	Główne wyzwania w domu	Wymagane zabezpieczenia
Papierowa	Dostęp domowników, kradzież, zalanie, pożar, zagubienie dokumentu	Zamykana szafa lub pomieszczenie, kontrola kluczy, ochrona przed zniszczeniem i uporządkowane przechowywanie
Elektroniczna	Współdzielenie komputera, przejęcie konta, zapis plików na prywatnym dysku, podgląd ekranu	Indywidualne loginy, silne uwierzytelnianie, szyfrowanie, bezpieczne połączenie, kopie zapasowe i blokowanie sesji

Przewiń tabelę w bok →

W przypadku papierowych akt zamykana szafa może być wystarczającym elementem zabezpieczenia, ale tylko wtedy, gdy klucz lub kod nie są dostępne dla domowników. Dokumentów nie należy przechowywać w miejscu, do którego dzieci, goście lub osoby sprzątające mogą wejść bez kontroli.

Przy e-aktach VPN nie jest automatycznie jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem, ale bezpieczne, szyfrowane połączenie z systemem pracodawcy jest właściwym środkiem przy pracy poza firmową siecią. Istotne są też indywidualne konta użytkowników, ograniczenie uprawnień do zakresu obowiązków, szyfrowanie urządzenia i brak możliwości swobodnej edycji lub usuwania dokumentów przez osoby nieupoważnione.

Jak bezpiecznie pracować z aktami osobowymi w domu?

Przed dopuszczeniem pracy domowej z dokumentacją warto sprawdzić poniższe zabezpieczenia:

Ostrzeżenie: nawet krótkotrwałe pokazanie dokumentu domownikowi może oznaczać naruszenie poufności. Dotyczy to szczególnie informacji o wynagrodzeniu, zdrowiu, karach porządkowych, sytuacji rodzinnej i innych danych zawartych w aktach pracownika. Jeżeli doszło do nieuprawnionego ujawnienia, incydent należy niezwłocznie ocenić zgodnie z procedurą ochrony danych, a w razie wątpliwości skonsultować z Inspektorem Ochrony Danych.

Dokumenty papierowe – przechowuj w zamykanej szafie, do której dostęp ma wyłącznie osoba upoważniona.
Dostęp domowników – nie udostępniaj komputera, konta ani kluczy do miejsca przechowywania akt osobowych.
Drukowanie – drukuj tylko dokumenty rzeczywiście potrzebne, odbieraj je od razu z drukarki i niszcz w sposób uniemożliwiający odczytanie treści.
Organizacja pracy – nie zostawiaj akt na biurku, w samochodzie ani w miejscu widocznym dla osób postronnych.

Przy dokumentacji elektronicznej stosuj także następujące zasady:

Korzystaj z indywidualnego konta oraz silnego hasła, a jeżeli system to umożliwia, także z uwierzytelniania wieloskładnikowego.
Łącz się z firmowym systemem przez zabezpieczoną sieć, a przy dostępie spoza organizacji stosuj VPN zgodnie z procedurami pracodawcy.
Blokuj komputer za każdym razem, gdy odchodzisz od biurka, nawet na krótko.
Nie zapisuj akt na prywatnym dysku, prywatnej chmurze ani osobistym adresie e-mail.
Ogranicz uprawnienia do dokumentów i regularnie odbieraj je osobom, które przestały zajmować się kadrami.
Twórz kopie zapasowe w sposób kontrolowany, z zachowaniem ochrony przed utratą i nieuprawnionym odtworzeniem danych.

Jeżeli dokumentacja papierowa jest zmieniana na elektroniczną, pracodawca musi sporządzić odwzorowania cyfrowe i potwierdzić ich zgodność z papierowymi oryginałami kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią albo podpisem upoważnionej osoby, zgodnie z wymaganiami przepisów o dokumentacji pracowniczej. Samo zeskanowanie dokumentów i zapisanie ich na komputerze nie wystarcza.

Odpowiedzialność za naruszenia

Za sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji odpowiada pracodawca, nawet gdy czynności wykonuje pracownik kadr pracujący z domu. Naruszeniem może być nie tylko całkowity brak akt, lecz także ich niekompletność, przechowywanie w warunkach grożących zniszczeniem albo dopuszczenie do nich osoby nieuprawnionej.

Za naruszenie obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej inspektor pracy może nałożyć grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł. Niezależnie od sankcji z prawa pracy ujawnienie danych może prowadzić do konsekwencji wynikających z RODO, w tym obowiązku obsługi naruszenia, zawiadomienia organu nadzorczego w przypadkach przewidzianych prawem oraz odpowiedzialności odszkodowawczej wobec pracownika.

Przechowywanie akt osobowych w domu jest więc dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy domowe warunki zapewniają poziom ochrony porównywalny z bezpiecznie zorganizowanym biurem. Jeżeli nie można skutecznie odseparować dokumentów od domowników lub zabezpieczyć urządzeń, lepszym rozwiązaniem będzie prowadzenie akt w kontrolowanym środowisku firmowym albo skorzystanie z pomocy specjalisty do spraw ochrony danych.