Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę jest formalnym oświadczeniem regulowanym przez Kodeks pracy. Musi mieć formę pisemną, a przy umowie na czas określony lub nieokreślony wymaga wskazania konkretnej, rzeczywistej i zindywidualizowanej przyczyny. Pracodawca powinien też prawidłowo ustalić okres wypowiedzenia, sprawdzić ochronę pracownika i pouczyć go o prawie do odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.
Jakie są podstawowe zasady wypowiedzenia?
Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Oznacza to, że do jego skuteczności nie jest potrzebna zgoda pracownika. Pracodawca może wypowiedzieć umowę na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony, zachowując wymagania określone w Kodeksie pracy.
Oświadczenie powinno zostać sporządzone na piśmie i doręczone pracownikowi w sposób pozwalający wykazać, kiedy mógł zapoznać się z jego treścią. Dopuszczalne jest wręczenie dokumentu osobiście, przez upoważnioną osobę, przesłanie go przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru albo przekazanie elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Przy umowie na okres próbny pracodawca co do zasady nie musi wskazywać przyczyny wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony i nieokreślony przyczyna musi zostać podana w treści oświadczenia. Brak formy pisemnej nie zawsze powoduje nieważność czynności, ale narusza przepisy i może skutkować roszczeniami pracownika.
Jak uzasadnić wypowiedzenie umowy?
Przyczyna wypowiedzenia powinna być konkretna, rzeczywista i związana z indywidualną sytuacją pracownika. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie o „utracie zaufania”, „niewłaściwym wykonywaniu obowiązków” albo „potrzebach pracodawcy”. Dokument powinien wskazywać okoliczności, które pozwalają pracownikowi zrozumieć, dlaczego doszło do rozwiązania umowy.
Kodeks pracy nie zawiera zamkniętego katalogu przyczyn wypowiedzenia. Mogą one dotyczyć zachowania pracownika, jego wyników pracy lub sytuacji organizacyjnej pracodawcy. W orzecznictwie jako możliwe przyczyny wskazuje się między innymi likwidację stanowiska, zmniejszenie zatrudnienia, długotrwałą dezorganizację pracy z powodu nieobecności, odmowę wykonywania zgodnych z prawem poleceń, prowadzenie działalności konkurencyjnej albo utratę zaufania powiązaną z opisanymi zdarzeniami.
Przyczyna nie musi oznaczać ciężkiego naruszenia obowiązków, ponieważ wypowiedzenie jest zwykłym sposobem zakończenia stosunku pracy. Nie może jednak być pozorna. W razie sporu Sąd pracy oceni zarówno zgodność wypowiedzenia z przepisami, jak i zasadność wskazanego powodu. Pracodawca powinien przy tym liczyć się z tym, że w postępowaniu będzie opierał się przede wszystkim na przyczynie wskazanej w piśmie.
W określonych sytuacjach działa odwrócony ciężar dowodu. Jeżeli pracownik twierdzi, że wypowiedzenie było reakcją na skorzystanie przez niego z ustawowego uprawnienia, na przykład złożenie wniosku o zmianę warunków zatrudnienia lub uzyskanie wymaganych informacji, pracodawca musi wykazać, że decyzja wynikała z innej, zgodnej z prawem przyczyny.
Jakie są okresy wypowiedzenia?
Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz, przy umowie na czas określony i nieokreślony, od stażu pracy u danego pracodawcy. Do stażu wlicza się okresy zatrudnienia na podstawie kolejnych umów o pracę z tym samym pracodawcą. Okresy tygodniowe kończą się w sobotę, a miesięczne – w ostatnim dniu miesiąca.
| Rodzaj umowy | Staż lub długość okresu próbnego | Okres wypowiedzenia |
|---|---|---|
| Okres próbny | Okres próbny nie przekracza 2 tygodni | 3 dni robocze |
| Okres próbny | Okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie | 1 tydzień |
| Okres próbny | Okres próbny wynosi 3 miesiące | 2 tygodnie |
| Czas określony lub nieokreślony | Staże krótszy niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| Czas określony lub nieokreślony | Staż co najmniej 6 miesięcy, ale krótszy niż 3 lata | 1 miesiąc |
| Czas określony lub nieokreślony | Staż co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Jeżeli wypowiedzenie następuje z powodu likwidacji lub upadłości pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracownika, pracodawca może skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia najwyżej do miesiąca. Za pozostałą część okresu należy wypłacić odszkodowanie.
Jak krok po kroku przeprowadzić wypowiedzenie?
Procedura powinna być zaplanowana przed wręczeniem dokumentu. Kolejność działań ogranicza ryzyko błędu formalnego:
- Ustal rodzaj umowy i staż pracy – od tych informacji zależą obowiązek uzasadnienia oraz długość wypowiedzenia.
- Zweryfikuj ochronę pracownika – sprawdź między innymi nieobecność, ciążę, urlopy związane z rodzicielstwem, wiek przedemerytalny i ochronę związkową.
- Przygotuj oświadczenie – opisz przyczynę w sposób konkretny, wpisz okres wypowiedzenia i dodaj pouczenie o odwołaniu.
- Przeprowadź konsultację związkową – jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa albo zgłosiła gotowość obrony jego interesów, zawiadom ją o zamiarze wypowiedzenia i przyczynie.
- Doręcz dokument – odbiór warto potwierdzić podpisem z datą. Odmowa podpisu nie blokuje wypowiedzenia, ale należy sporządzić notatkę o przebiegu doręczenia.
- Rozlicz okres wypowiedzenia – pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, zachowując obowiązek wypłaty wynagrodzenia. Przy co najmniej dwutygodniowym wypowiedzeniu pracownik może też mieć prawo do płatnych dni na poszukiwanie pracy.
Pracownik ma 21 dni od doręczenia wypowiedzenia na wniesienie odwołania do sądu pracy. Pouczenie o tym uprawnieniu powinno znajdować się w dokumencie.
Co musi zawierać pismo wypowiadające umowę?
Dokument powinien zawierać elementy pozwalające jednoznacznie ustalić strony, rodzaj czynności i jej skutki:
- miejscowość i datę sporządzenia pisma,
- dane pracodawcy i pracownika,
- datę zawarcia oraz rodzaj wypowiadanej umowy,
- jednoznaczne oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem,
- okres wypowiedzenia i termin rozwiązania umowy,
- konkretną przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony,
- pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni,
- podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej do działania w sprawach z zakresu prawa pracy.
Podpis pracownika na egzemplarzu pracodawcy potwierdza odbiór, a nie zgodę na wypowiedzenie. Jeżeli pracownik odmawia podpisania lub przyjęcia dokumentu, pracodawca powinien udokumentować próbę doręczenia innymi dowodami.
Kogo chronią przepisy przed wypowiedzeniem?
Ochrona przed wypowiedzeniem nie ma charakteru absolutnego, dlatego przed wręczeniem pisma trzeba ustalić, czy nie występuje szczególna przeszkoda. Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć umowy:
- kobiecie w ciąży, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach,
- pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego albo innej usprawiedliwionej nieobecności, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
- pracownikowi objętemu ochroną przedemerytalną, któremu brakuje nie więcej niż 4 lat do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli staż pozwoli mu uzyskać prawo do emerytury z osiągnięciem tego wieku,
- pracownikowi korzystającemu z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub innego urlopu związanego z rodzicielstwem, w zakresie przewidzianym przepisami,
- pracownikowi objętemu szczególną ochroną związkową lub inną ochroną wynikającą z przepisów.
Wyjątki mogą wynikać między innymi z ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Odrębne reguły dotyczą też zwolnienia dyscyplinarnego, czyli rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Nie należy utożsamiać tego trybu ze zwykłym wypowiedzeniem.
Pracodawca może także zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Pracownik zachowuje wtedy prawo do wynagrodzenia. W dniu rozwiązania stosunku pracy należy wydać świadectwo pracy.
Kontrola przed wręczeniem wypowiedzenia
Przed przekazaniem dokumentu pracodawca powinien wykonać krótką kontrolę formalną:
- Rodzaj umowy – czy prawidłowo ustalono, czy jest to umowa próbna, terminowa czy bezterminowa?
- Staż pracy – czy uwzględniono wszystkie okresy zatrudnienia u tego pracodawcy?
- Przyczyna – czy jest prawdziwa, konkretna, zrozumiała i przypisana do sytuacji tego pracownika?
- Konsultacja – czy w danym przypadku przeprowadzono wymaganą konsultację związkową?
- Forma i doręczenie – czy pismo podpisała osoba uprawniona i czy można będzie wykazać datę jego doręczenia?
- Pouczenie – czy dokument wyraźnie wskazuje prawo do odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni?
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę wymaga połączenia prawidłowej treści dokumentu, właściwego terminu i sprawdzenia ochrony pracownika. Przy wątpliwościach dotyczących przyczyny, konsultacji związkowej lub szczególnej ochrony pracownika zasadna jest konsultacja z prawnikiem prawa pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie konkretnego wypowiedzenia należy uwzględnić aktualne brzmienie Kodeksu pracy oraz okoliczności indywidualnego przypadku.
