Akta osobowe pracownika prowadzi się w pięciu częściach: A, B, C, D i E. W każdej części dokumenty trzeba ułożyć chronologicznie, ponumerować oraz ująć w osobnym wykazie. Poniższy wzór układu pomoże skompletować teczkę papierową lub uporządkować e-akta zgodnie z Rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe – wzór podziału na części A–E
Podział akt osobowych jest obowiązkowy. Część A dotyczy rekrutacji, część B nawiązania i przebiegu zatrudnienia, część C ustania stosunku pracy, część D odpowiedzialności porządkowej, a część E kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Każda część powinna mieć własny wykaz dokumentów. W aktach papierowych przechowuje się co do zasady odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika, poświadczone za zgodność przez pracodawcę albo osobę upoważnioną.
| Część | Zakres dokumentów | Przykłady |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami wstępnymi | Kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych |
| B | Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia | Umowa o pracę, zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia, szkolenia BHP, aneksy, dokumenty urlopowe |
| C | Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy | Wypowiedzenie, porozumienie stron, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące ekwiwalentu |
| D | Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności, jeżeli przepisy przewidują zatarcie kary | Odpis zawiadomienia o ukaraniu, dokumenty dotyczące sprzeciwu lub zatarcia kary |
| E | Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu | Informacja o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę lub uprawniony organ |
Jak prowadzić akta osobowe?
Dokumenty w każdej części układa się w porządku chronologicznym, zwykle od najstarszego do najnowszego. Każdy dokument otrzymuje kolejny numer. Numer powinien odpowiadać pozycji wskazanej w wykazie dokumentów znajdującym się na początku danej części.
Wykaz powinien pozwalać szybko ustalić, jaki dokument znajduje się w teczce. W praktyce warto wskazać numer porządkowy, datę dokumentu oraz jego nazwę. Nie należy tworzyć jednego wspólnego spisu dla całych akt. Każda część A–E ma własny wykaz i własną numerację.
Do części B trafiają między innymi umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy i wynagradzania, informacja o warunkach zatrudnienia, zakres czynności, dokumenty dotyczące szkoleń BHP, ryzyka zawodowego, pracy zdalnej, podnoszenia kwalifikacji oraz badań okresowych i kontrolnych. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia dołącza się w kolejności ich sporządzenia lub otrzymania.
Podczęści D i E
Dokumenty dotyczące jednej kary porządkowej przechowuje się w wydzielonej podczęści, oznaczonej na przykład jako D1. Dokumenty dotyczące kolejnej kary otrzymują oznaczenie D2. Dla każdej podczęści prowadzi się osobny wykaz i zachowuje chronologię.
Taką samą zasadę stosuje się w części E. Dokumenty dotyczące jednej kontroli trzeźwości umieszcza się w podczęści E1, a następne kontrole w E2, E3 i kolejnych. Jeżeli dokument dotyczący kary lub kontroli powinien zostać usunięty, usuwa się całą odpowiednią podczęść, a pozostałym podczęściom nadaje kolejne numery.
Papierowe akta a e-akta
Dokumentację pracowniczą można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej. E-akta muszą zapewniać poufność, integralność, kompletność, dostępność oraz możliwość odtworzenia historii dokumentu. System powinien także zabezpieczać dokumenty przed nieuprawnioną zmianą i umożliwiać ich wyszukiwanie.
Przejście z papieru na elektronikę wymaga sporządzenia odwzorowań cyfrowych, na przykład skanów, oraz potwierdzenia ich zgodności z dokumentami papierowymi kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pracownik nie musi posiadać podpisu kwalifikowanego. Dokument podpisany przez niego odręcznie można zeskanować i prawidłowo włączyć do e-akt.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia oraz spełnienia warunków przekazania dokumentów do ZUS. Najczęściej stosuje się następujące zasady:
- 10 lat – dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
- 10 lat – dla zatrudnionych w latach 1999–2018, jeżeli pracodawca złożył wymagane dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA.
- 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
- Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma czas na odbiór dokumentacji, a następnie pracodawca niszczy ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Przy dokumentacji objętej 10-letnim okresem termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł. Jeżeli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, okres przechowywania może ulec przedłużeniu.
Lista kontrolna akt osobowych nowego pracownika
Przed zamknięciem dokumentacji sprawdź, czy w aktach znajdują się właściwe dokumenty i czy można je jednoznacznie przypisać do konkretnej części:
- Kwestionariusz osobowy kandydata znajduje się w części A.
- Skierowanie na badania i wymagane orzeczenie lekarskie zostały dołączone do właściwej części.
- Umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia i zakres obowiązków znajdują się w części B.
- Potwierdzenia szkoleń BHP, zapoznania z regulaminami i ryzykiem zawodowym mają daty oraz podpisy.
- Dokumenty są ułożone chronologicznie, ponumerowane i wpisane do wykazu danej części.
- Dokumenty płacowe oraz dokumentacja ZUS są przechowywane poza aktami osobowymi.
Akta osobowe a dokumentacja płacowa i ZUS
Akta osobowe nie obejmują całej dokumentacji pracowniczej. Listy płac, karty wynagrodzeń, PIT-2, dokumenty rozliczeniowe ZUS oraz ewidencja czasu pracy są prowadzone odrębnie, zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Nie należy wkładać ich do części A–E tylko dlatego, że dotyczą tego samego pracownika.
Najbezpieczniejszy wzór akt osobowych powinien więc zawierać pięć oddzielnych części, osobne wykazy, numerację dokumentów i miejsce na zachowanie chronologii. Taki układ ułatwia bieżące uzupełnianie teczki oraz przygotowanie dokumentacji do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
