Co zrobić ze zniszczonymi aktami osobowymi?

Czy zniszczone akta osobowe trzeba odtworzyć?

Tak. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy oraz przepisów o dokumentacji pracowniczej. Pożar, zalanie, kradzież, awaria systemu lub inne zdarzenie losowe nie powodują, że pracodawca może pozostawić sprawę bez działania.

Dokumentację należy odtworzyć w zakresie, w jakim jest to możliwe. Nie zawsze uda się odzyskać każdy oryginał, ale pracodawca powinien wykazać, że podjął rzeczywiste i udokumentowane próby odtworzenia akt. Brak dokumentów może utrudnić kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy oraz obronę pracodawcy w sporze przed sądem pracy.

Co zrobić po wykryciu zniszczenia akt?

Postępowanie powinno być szybkie, ale uporządkowane. Najpierw trzeba zabezpieczyć dokumenty, które przetrwały, a następnie opisać całe zdarzenie:

1. Zabezpiecz pozostałości dokumentacji – oddziel uszkodzone akta, ogranicz dostęp do miejsca zdarzenia i nie wyrzucaj dokumentów przed ich zinwentaryzowaniem.
2. Sporządź protokół zniszczenia lub utraty – opisz datę, miejsce i przyczynę zdarzenia, zakres strat, osoby uczestniczące w ustaleniach oraz podjęte działania zabezpieczające.
3. Ustal, czego brakuje – porównaj zachowane akta z ewidencją pracowników, systemem kadrowym, wykazem dokumentów i informacjami z archiwum.
4. Sprawdź możliwości odzyskania danych – wykorzystaj kopie zapasowe, system kadrowo-płacowy, skany, korespondencję elektroniczną oraz dokumenty przechowywane przez księgowość lub osoby upoważnione.
5. Skontaktuj się z pracownikami – poproś o kopie dokumentów, które mogą posiadać, na przykład świadectw, zaświadczeń, dyplomów lub oświadczeń składanych przy zatrudnieniu.

Nie zastępuj brakujących dokumentów fikcyjnymi kopiami. Jeżeli określonego dokumentu nie da się odzyskać, należy odnotować ten fakt w aktach wraz z przyczyną braku i opisem przeprowadzonych prób odtworzenia.

Jeżeli zniszczenie mogło obejmować dane osobowe, trzeba również ocenić, czy doszło do naruszenia ochrony danych i czy konieczne jest zgłoszenie go Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W razie podejrzenia kradzieży lub umyślnego zniszczenia warto rozważyć zawiadomienie organów ścigania.

Lista kontrolna po zniszczeniu akt osobowych

Przed zamknięciem postępowania sprawdź, czy wykonano wszystkie podstawowe czynności:

• Sporządzono protokół zniszczenia lub utraty dokumentacji.
• Zabezpieczono zachowane dokumenty i ograniczono dostęp do nich.
• Ustalono listę pracowników oraz zakres braków w ich aktach.
• Sprawdzono kopie zapasowe, systemy kadrowe i archiwum elektroniczne.
• Poinformowano pracowników o potrzebie dostarczenia kopii dokumentów.
• W aktach zapisano przyczyny braku dokumentów, których nie udało się odtworzyć.

Co powinno znajdować się w odtworzonych aktach?

Akta osobowe pracownika dzielą się na części. Odtwarzając dokumentację, należy uporządkować ją zgodnie z aktualnym podziałem:

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym dokumenty rekrutacyjne, kwestionariusze i potwierdzenia kwalifikacji.
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy, w tym umowa o pracę, informacje o warunkach zatrudnienia, badania, szkolenia i dokumenty dotyczące urlopów.
• Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym wypowiedzenie, rozwiązanie umowy i kopia wydanego świadectwa pracy.
• Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych i odpowiedzialności porządkowej pracownika.

W przypadku braku oryginału można wykorzystać jego kopię, skan, duplikat uzyskany od instytucji albo pisemne oświadczenie pracownika. Oświadczenie nie zastępuje automatycznie każdego dokumentu, dlatego przy dokumentach mających znaczenie dla uprawnień pracowniczych należy zachować szczególną ostrożność i opisać źródło odtworzonej informacji.

Odpowiedzialność pracodawcy za brak dokumentacji

Państwowa Inspekcja Pracy może oceniać, czy pracodawca prawidłowo prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Sam fakt zniszczenia akt nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności, szczególnie gdy doszło do zdarzenia losowego. Znaczenie ma to, czy pracodawca stosował zasady zabezpieczania dokumentów i czy po incydencie niezwłocznie rozpoczął ich odtwarzanie.

Braki w aktach mogą też mieć znaczenie w sądzie pracy. Jeżeli pracodawca nie potrafi udokumentować przebiegu zatrudnienia, wykorzystania urlopu, odbycia szkoleń czy zastosowania kary porządkowej, jego sytuacja dowodowa może być znacznie trudniejsza. Nie oznacza to automatycznego przerzucenia całego ciężaru dowodu, ale pracodawca może nie być w stanie skutecznie wykazać faktów, na które się powołuje.

Gdy zniszczenie obejmuje także dokumentację płacową, podatkową lub rozliczenia z ZUS, postępowanie trzeba skoordynować z księgowością i doradcą podatkowym. Te dokumenty podlegają odrębnym zasadom, dlatego samo odtworzenie akt osobowych nie zamyka wszystkich obowiązków firmy.

Najważniejsze jest formalne udokumentowanie zdarzenia i odtworzenie akt w maksymalnym możliwym zakresie. Ignorowanie braków zwiększa ryzyko problemów podczas kontroli PIP oraz sporów z pracownikami.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku znacznego zakresu zniszczeń, podejrzenia naruszenia ochrony danych lub sporu pracowniczego warto skonsultować postępowanie z prawnikiem.