Termin „wniosek o zatrudnienie pracownika” może oznaczać dwa różne dokumenty. W firmie jest to najczęściej wewnętrzny formularz, którym menedżer uzasadnia potrzebę utworzenia etatu lub zatrudnienia konkretnej osoby. Kandydat składa natomiast podanie o pracę, zwykle w ramach aplikacji spontanicznej, gdy pracodawca nie prowadzi aktualnie rekrutacji.
Czym jest wniosek o zatrudnienie pracownika?
Wniosek kadrowy jest dokumentem operacyjnym używanym wewnątrz organizacji. Kierownik lub inna osoba uprawniona przekazuje go do działu kadr, HR albo osoby zatwierdzającej zatrudnienie. Dokument może uruchamiać rekrutację, uzasadniać utworzenie stanowiska albo dotyczyć kontynuacji zatrudnienia i zmiany jego warunków.
W praktyce często ma formę gotowego druku dostępnego w intranecie lub w dziale kadr. Podanie o pracę jest natomiast pismem zewnętrznym. Kandydat kieruje je do pracodawcy, aby wyrazić zainteresowanie zatrudnieniem, zwłaszcza gdy firma nie opublikowała ogłoszenia na stanowisko odpowiadające jego kwalifikacjom.
Wniosek wewnętrzny a podanie o pracę
| Kryterium | Wniosek wewnętrzny | Podanie o pracę |
|---|---|---|
| Kto składa | Menedżer, kierownik jednostki lub inna osoba uprawniona | Kandydat zainteresowany zatrudnieniem |
| Do kogo | Do działu HR, kadr lub osoby zatwierdzającej etat | Do pracodawcy, działu HR albo osoby odpowiedzialnej za rekrutację |
| Cel | Uruchomienie procesu zatrudnienia, utworzenie etatu lub zmiana warunków | Przedstawienie kandydatury poza trwającą rekrutacją |
| Zawartość | Uzasadnienie potrzeby, wymiar etatu, budżet i zakres obowiązków | Cel aplikacji, krótkie uzasadnienie zainteresowania firmą i dane kandydata |
Jak przygotować wewnętrzny wniosek o zatrudnienie?
Najpierw sprawdź, czy organizacja stosuje własny formularz. W uczelni, urzędzie lub dużej firmie dokument może różnić się zależnie od kategorii stanowiska, źródła finansowania albo trybu rekrutacji. Wzoru szukaj w intranecie lub skonsultuj się z działem kadr. Nie zastępuj firmowego druku dowolnym pismem, jeżeli procedura wymaga konkretnego formularza.
Treść wniosku powinna pozwolić osobie zatwierdzającej ocenić, czy zatrudnienie jest uzasadnione organizacyjnie i finansowo. Zwykle należy uwzględnić:
- Uzasadnienie potrzeby biznesowej – opisz, z czego wynika potrzeba zatrudnienia, na przykład ze zwiększenia liczby zadań, utworzenia nowej funkcji albo zastępstwa.
- Wymiar etatu i okres zatrudnienia – wskaż pełny lub częściowy etat oraz planowany czas trwania umowy, jeśli procedura tego wymaga.
- Budżet i źródło finansowania – podaj przewidywany koszt oraz jednostkę lub projekt, z którego będą finansowane wydatki.
- Zakres obowiązków – wymień najważniejsze zadania, odpowiedzialność i wymagania związane ze stanowiskiem.
Po przygotowaniu dokumentu wniosek zwykle trafia do przełożonego, działu finansowego lub HR, a następnie do osoby uprawnionej do zatwierdzenia. Dokładny obieg zależy od regulaminu organizacji. W niektórych jednostkach zgoda na zatrudnienie poprzedza ogłoszenie rekrutacji, w innych wniosek jest częścią dokumentacji tworzonej po wyborze kandydata.
- Osoba odpowiedzialna za jednostkę opisuje potrzebę zatrudnienia i wypełnia formularz.
- Przełożony oraz właściwe komórki sprawdzają zasadność etatu i dostępność środków.
- Dział kadr weryfikuje kompletność dokumentu i uruchamia właściwy tryb rekrutacji.
- Osoba uprawniona zatwierdza zatrudnienie lub zwraca wniosek do uzupełnienia.
Jak napisać podanie o pracę?
Podanie o pracę przygotowuje kandydat, który chce zainteresować firmę swoją kandydaturą, mimo że nie znalazł aktualnego ogłoszenia. Powinno być krótkie, konkretne i dopasowane do działalności pracodawcy. Nie jest tym samym co list motywacyjny. Podanie sygnalizuje gotowość do podjęcia pracy i wyjaśnia, dlaczego kandydat zwraca się właśnie do tej firmy. List motywacyjny rozwija natomiast argumenty dotyczące konkretnego stanowiska, kompetencji i doświadczenia.
Formalną strukturę podania mogą tworzyć następujące elementy:
- Dane nadawcy i adresata – wpisz swoje dane oraz nazwę firmy, a jeśli jest znana, także dane osoby odpowiedzialnej za rekrutację.
- Jasny tytuł i cel – wskaż, że ubiegasz się o możliwość zatrudnienia oraz określ interesujący Cię obszar lub stanowisko.
- Uzasadnienie wyboru firmy – napisz, co przyciąga Cię w działalności organizacji i jaki rodzaj wartości możesz wnieść.
- Załączniki – dołącz CV, a inne dokumenty tylko wtedy, gdy pracodawca ich potrzebuje na tym etapie.
Nie przepisuj całego CV do podania. Wybierz jeden lub dwa argumenty, które pokazują dopasowanie do firmy, i zakończ pismo prośbą o rozważenie kandydatury. Przy aplikacji spontanicznej szczególnie ważna jest personalizacja, ponieważ ogólny tekst może wyglądać jak masowo wysyłana wiadomość.
O czym pamiętać przy wysyłaniu dokumentów?
Na pierwszym etapie rekrutacji zazwyczaj wystarczą CV i dane potrzebne do oceny kandydatury. Nie przesyłaj z wyprzedzeniem skanów dyplomów, świadectw pracy ani innych dokumentów zawierających dodatkowe dane osobowe, jeśli firma ich nie wymaga. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje można zweryfikować podczas rozmowy lub przed podpisaniem umowy. W razie wątpliwości dotyczących formularza wewnętrznego skontaktuj się z działem HR.
Jeżeli działasz jako menedżer, przygotuj firmowy wniosek kadrowy. Jeżeli jesteś kandydatem i firma nie prowadzi naboru, właściwym dokumentem będzie podanie o pracę dołączone do CV.
