Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z mocy prawa, gdy ustaje przyczyna jej zawarcia. Najczęściej następuje to w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Do zakończenia umowy może dojść także wtedy, gdy ustanie stosunek pracy osoby zastępowanej.
Kiedy dokładnie kończy się umowa na zastępstwo?
Umowa na zastępstwo jest umową o pracę na czas określony, której okres trwania wyznacza określone zdarzenie, a nie zawsze konkretna data kalendarzowa. Tym zdarzeniem jest przede wszystkim zakończenie usprawiedliwionej nieobecności pracownika zastępowanego i jego powrót do pracy.
W takim przypadku nie trzeba składać dodatkowego oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Stosunek pracy zastępcy kończy się automatycznie, ponieważ ustaje cel, dla którego umowa została zawarta. Znaczenia nie ma przy tym fakt, że zastępca przebywa w dniu zakończenia umowy na zwolnieniu lekarskim.
Jeżeli zastępowany pracownik nie wraca do pracy, lecz jego stosunek pracy zostaje rozwiązany albo wygasa, również może dojść do zakończenia umowy zastępcy. Decydujące znaczenie ma treść postanowienia określającego czas trwania umowy i rzeczywiste zdarzenie końcowe.
Dzień powrotu czy dzień wcześniej?
W praktyce pojawia się wątpliwość, czy umowa rozwiązuje się w dniu, w którym zastępowany pracownik ponownie podejmuje pracę, czy już w ostatnim dniu jego nieobecności. Przepisy i orzecznictwo nie usuwają całkowicie tego problemu.
| Interpretacja | Podstawa | Ocena ryzyka |
|---|---|---|
| Dzień powrotu pracownika | Umowa trwa do wystąpienia zdarzenia wskazanego jako koniec zastępstwa. Powrót do pracy następuje w konkretnym dniu. | Rozwiązanie korzystniejsze dla zastępcy i bezpieczniejsze dla pracodawcy w razie sporu o wynagrodzenie lub okres zatrudnienia. |
| Dzień poprzedzający powrót | Można argumentować, że w dniu powrotu nieobecność już nie trwa, więc nie istnieje potrzeba zastępstwa. | Większe ryzyko praktyczne, ponieważ strony mogą dowiedzieć się o powrocie dopiero w dniu, w którym umowa miałaby już nie obowiązywać. |
Za przyjęciem dnia powrotu przemawiają względy praktyczne oraz postanowienie Sądu Najwyższego z 13 lutego 2024 r., sygn. I PSK 72/23. Zgodnie z tym podejściem, jeżeli termin określono przez wskazanie przyszłego zdarzenia, umowa rozwiązuje się w dniu, w którym to zdarzenie nastąpiło.
Przykładowo, jeśli zastępowany pracownik wraca do pracy 3 czerwca, bezpieczniej przyjąć, że właśnie 3 czerwca jest dniem rozwiązania umowy zastępcy. Przyjęcie dnia 2 czerwca mogłoby oznaczać, że zastępca został poinformowany o zakończeniu zatrudnienia dopiero wtedy, gdy jego umowa już nie obowiązywała. Dla pracodawcy korzystniejsze jest więc jasne wskazanie w dokumentacji, że umowa trwa do dnia powrotu konkretnego pracownika.
Nie należy mylić dnia powrotu z godziną faktycznego rozpoczęcia pracy. Dlatego zapis w umowie powinien możliwie precyzyjnie określać osobę zastępowaną i zdarzenie kończące zatrudnienie.
Co jeszcze może zakończyć umowę na zastępstwo?
Powrót zastępowanego pracownika nie jest jedynym sposobem zakończenia zatrudnienia zastępcy. Umowa może zakończyć się także w innych sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy:
- Rozwiązanie stosunku pracy z zastępowanym pracownikiem, jeżeli umowa zastępcy obejmowała okres jego zatrudnienia.
- Porozumienie stron zawarte przez pracodawcę i zastępcę.
- Wypowiedzenie umowy albo rozwiązanie jej bez wypowiedzenia na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
- Śmierć pracownika lub pracodawcy, w przypadkach przewidzianych przepisami.
- Upływ trzech miesięcy nieobecności pracownika spowodowanej tymczasowym aresztowaniem, o ile wcześniej nie doszło do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
Jeżeli zastępowany pracownik nie wróci do pracy, ponieważ rozwiąże umowę za porozumieniem stron albo za wypowiedzeniem, trzeba sprawdzić, jak dokładnie określono czas trwania umowy zastępcy. Sformułowanie „do czasu powrotu pracownika” może powodować wątpliwości, gdy powrót nie nastąpi. Precyzyjniejsze wskazanie, że umowa została zawarta na czas zastępstwa konkretnej osoby podczas jej usprawiedliwionej nieobecności, lepiej odzwierciedla cel zatrudnienia.
Limity 33 i 3 oraz zapis w umowie
Umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy na czas określony. Nie obejmują jej limity 33 i 3, czyli ograniczenie łącznego okresu zatrudnienia do 33 miesięcy oraz co do zasady limit trzech umów na czas określony. Wyłączenie dotyczy umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności.
W umowie należy określić cel lub obiektywne przyczyny jej zawarcia oraz wskazać osobę zastępowaną w sposób pozwalający ją jednoznacznie zidentyfikować. Brak takiego zapisu nie musi automatycznie pozbawiać pracodawcy możliwości skorzystania z wyjątku od limitów, ale może utrudnić wykazanie, że rzeczywiście istniały przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na opisaniu, że umowa została zawarta na czas zastępstwa konkretnego pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności, ze wskazaniem zdarzenia kończącego zatrudnienie. W razie powrotu pracownika zastępowanego przyjmuje się wtedy, że umowa zastępcy rozwiązuje się w dniu tego powrotu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
