Przy umowie na czas nieokreślony zmiana stanowiska pracy może nastąpić na podstawie aneksu, wypowiedzenia zmieniającego albo – wyjątkowo i czasowo – polecenia pracodawcy. Aneks wymaga zgody pracownika. Jeżeli zgody nie ma, a zmiana dotyczy istotnych warunków pracy lub płacy, pracodawca powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające.
Aneks czy wypowiedzenie zmieniające?
O właściwym trybie decyduje nie sama nazwa stanowiska, lecz rzeczywisty zakres zmian. Znaczenie ma przede wszystkim rodzaj pracy, zakres obowiązków, wynagrodzenie, miejsce pracy, wymiar etatu, odpowiedzialność oraz warunki BHP.
Aneks do umowy o pracę, nazywany też porozumieniem zmieniającym, jest umową dwóch stron. Pracownik może go podpisać, ale nie ma obowiązku przyjęcia nowych warunków. Sam brak podpisu nie stanowi naruszenia obowiązków pracowniczych.
Wypowiedzenie zmieniające jest natomiast jednostronnym działaniem pracodawcy. Stosuje się je wtedy, gdy pracodawca chce trwale zmienić istotne warunki zatrudnienia bez zgody pracownika. Przy umowie na czas nieokreślony pismo powinno wskazywać rzeczywistą i konkretną przyczynę uzasadniającą zmianę.
| Tryb | Wymagana zgoda | Okres wypowiedzenia | Zastosowanie |
|---|---|---|---|
| Aneks | Tak, obu stron | Nie, chyba że strony ustalą późniejszy termin | Dobrowolna, trwała zmiana stanowiska lub innych warunków |
| Wypowiedzenie zmieniające | Nie, ale pracownik może odmówić nowych warunków | Tak, zgodnie z okresem właściwym dla stażu u pracodawcy | Jednostronna zmiana istotnych warunków pracy lub płacy |
| Art. 42 § 4 Kodeksu pracy | Nie | Nie | Czasowe powierzenie innej pracy, maksymalnie przez 3 miesiące w roku kalendarzowym |
Przy wypowiedzeniu zmieniającym pracownik może przyjąć proponowane warunki albo odmówić. Odmowa powoduje rozwiązanie umowy z upływem okresu wypowiedzenia. Pracodawca powinien prawidłowo pouczyć o tym skutku. Jeżeli pouczenie nie zostało zamieszczone, termin na odmowę biegnie do końca okresu wypowiedzenia.
Co powinien zawierać aneks?
Aneks powinien precyzyjnie określać, co się zmienia i od kiedy nowe warunki obowiązują. Ogólne sformułowanie, takie jak „wykonywanie innych zadań według potrzeb pracodawcy”, może prowadzić do sporu o zakres obowiązków.
W dokumencie należy wskazać w szczególności:
- Nową nazwę stanowiska oraz datę rozpoczęcia pracy na tym stanowisku.
- Zakres obowiązków, poziom odpowiedzialności i podległość służbową.
- Wynagrodzenie, dodatki, premie oraz inne składniki, jeśli ulegają zmianie.
- Miejsce wykonywania pracy i wymiar czasu pracy, jeżeli są objęte zmianą.
Przy wypowiedzeniu zmieniającym pracodawca powinien zachować formę pisemną, wskazać proponowane warunki oraz przyczynę wypowiedzenia. Jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, zamiar wypowiedzenia należy skonsultować zgodnie z przepisami prawa pracy.
Procedura powinna obejmować następujące etapy:
- Ustalenie, czy zmiana dotyczy istotnych warunków pracy lub płacy.
- Przeprowadzenie konsultacji związkowej, jeżeli pracownik podlega reprezentacji związku.
- Przygotowanie pisma z proponowanymi warunkami, przyczyną i pouczeniem o skutkach odmowy.
- Skuteczne doręczenie pisma i rozpoczęcie biegu okresu wypowiedzenia.
Kiedy można zmienić nazwę stanowiska bez aneksu?
Sama zmiana nazwy stanowiska nie zawsze oznacza zmianę warunków umowy. Jeżeli rodzaj pracy, obowiązki, wynagrodzenie, miejsce pracy i odpowiedzialność pozostają takie same, pracodawca może ograniczyć się do aktualizacji dokumentacji organizacyjnej lub informacji kadrowej.
Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której nowa nazwa w praktyce oznacza inne zadania, niższy status zawodowy albo większą odpowiedzialność. Jeżeli nazwa stanowiska została wpisana do umowy, bezpieczniej jest potwierdzić zmianę aneksem. Pozwala to jasno określić zgodę pracownika i datę wejścia nowych warunków w życie.
Czasowe powierzenie innej pracy
Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę bez aneksu i bez wypowiedzenia zmieniającego. Muszą jednak wystąpić uzasadnione potrzeby pracodawcy, a nowe zadania powinny odpowiadać kwalifikacjom pracownika.
Takie powierzenie:
- może trwać maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym,
- nie może powodować obniżenia wynagrodzenia,
- musi odpowiadać kwalifikacjom i umiejętnościom pracownika,
- nie może służyć do trwałego obejścia wypowiedzenia zmieniającego.
Przepis może znaleźć zastosowanie na przykład przy krótkotrwałym zastępstwie. Nie pozwala natomiast na stałe przeniesienie pracownika na zupełnie inne stanowisko. Jeżeli nowa praca wymaga uprawnień, szkoleń lub kwalifikacji, pracodawca musi zapewnić ich uzyskanie przed dopuszczeniem do wykonywania zadań.
Badania lekarskie i BHP przy zmianie stanowiska
Zmiana stanowiska może wymagać działań wykraczających poza podpisanie dokumentu kadrowego. Decydujące znaczenie ma to, czy zmienia się środowisko pracy i występujące w nim zagrożenia, a nie sama nazwa stanowiska.
Przed dopuszczeniem do nowych zadań pracodawca powinien ocenić potrzebę:
- skierowania pracownika na badania lekarskie, gdy pojawiają się inne czynniki szkodliwe lub uciążliwe,
- przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego dotyczącego nowych zagrożeń i sposobu wykonywania pracy,
- aktualizacji oceny ryzyka zawodowego oraz zapoznania z nią pracownika,
- potwierdzenia wymaganych kwalifikacji, uprawnień i umiejętności.
Dotyczy to między innymi przeniesienia do pracy fizycznej, na stanowisko związane z obsługą maszyn, kontaktem z substancjami chemicznymi, innymi warunkami środowiskowymi albo odpowiedzialnością za bezpieczeństwo innych osób. Pracownika nie wolno dopuścić do pracy bez wymaganej znajomości zasad BHP i bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, jeżeli jest ono wymagane dla danego stanowiska.
Kto podlega szczególnej ochronie?
Przed wręczeniem wypowiedzenia zmieniającego trzeba sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony. Dotyczy ona między innymi pracowników w wieku przedemerytalnym, z wyjątkami przewidzianymi w Kodeksie pracy, oraz osób korzystających z ochrony związkowej.
Ograniczenia mogą obejmować także:
- pracowników podczas usprawiedliwionej nieobecności, na przykład urlopu lub niezdolności do pracy,
- członków związku zawodowego wskazanych do reprezentowania organizacji wobec pracodawcy,
- społecznych inspektorów pracy w okresie objętym ochroną,
- pracowników objętych innymi szczególnymi zakazami lub ograniczeniami wynikającymi z przepisów.
Ochrona nie zawsze ma charakter bezwzględny. Mogą istnieć wyjątki ustawowe, a znaczenie mają też przyczyna zmiany, rodzaj ochrony i konkretne okoliczności zatrudnienia. Błędne zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego może prowadzić do sporu o jego zgodność z prawem.
Najpierw należy ustalić, czy zmiana obejmuje tylko nazwę stanowiska, czy także rzeczywisty rodzaj pracy i warunki zatrudnienia. Dobrowolną zmianę najlepiej wprowadzić aneksem. Brak zgody pracownika na istotną, trwałą zmianę oznacza konieczność rozważenia wypowiedzenia zmieniającego, z uwzględnieniem konsultacji związkowej, szczególnej ochrony oraz wymogów BHP.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego wypowiedzenia zmieniającego, zakresu obowiązków lub szczególnej ochrony pracownika warto skonsultować dokumenty z prawnikiem prawa pracy.
