Elektroniczne akta osobowe można prowadzić od 1 stycznia 2019 r. Możliwość tę wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. dotycząca między innymi skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji. Przepisy nie nakładają jednak na pracodawcę obowiązku przejścia na e-teczki. Nadal można prowadzić dokumentację w formie papierowej.
Co oznacza legalność e-akt?
Elektroniczne akta osobowe są równoważne dokumentacji papierowej. Oznacza to, że mogą być jedyną formą prowadzenia akt, jeżeli pracodawca spełni wymagania określone w Kodeksie pracy oraz w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przejście z papieru na elektronikę wymaga sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentów, na przykład skanów. Samo zeskanowanie dokumentu nie wystarcza. Odwzorowanie trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Podpis lub pieczęć potwierdza zgodność wersji cyfrowej z papierowym oryginałem.
Pracodawca może także prowadzić dokumentację w sposób mieszany, czyli część akt przechowywać elektronicznie, a część papierowo. O wyborze lub zmianie formy dokumentacji należy poinformować pracowników.
System wykorzystywany do prowadzenia e-teczek powinien zapewniać między innymi:
- Integralność dokumentów – pliki nie powinny być edytowalne w sposób pozwalający na niekontrolowaną zmianę treści.
- Poufność danych – dostęp do akt mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione.
- Dostępność i kompletność – dokumenty muszą być możliwe do odtworzenia przez cały wymagany okres przechowywania.
- Ochronę przed uszkodzeniem i utratą – system powinien umożliwiać bezpieczne przechowywanie oraz tworzenie kopii zapasowych.
O czym pamiętać przy prowadzeniu e-teczek?
Elektroniczna forma nie zmienia obowiązku właściwego porządkowania akt osobowych. Dokumenty nadal powinny być przypisane do konkretnego pracownika, ułożone chronologicznie, ponumerowane i ujęte w wykazie. Obecnie akta obejmują części A, B, C, D oraz E, dotyczące odpowiednio rekrutacji, zatrudnienia, ustania stosunku pracy, odpowiedzialności porządkowej i kontroli trzeźwości.
Najważniejsze zasady są następujące:
- Wybór formy elektronicznej jest prawem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem.
- E-akta mają taką samą moc prawną jak akta papierowe.
- Digitalizacja papierowych dokumentów wymaga kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
- Dokumentację trzeba przechowywać w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Najkrócej: przepisy o elektronicznych aktach osobowych obowiązują od 1 stycznia 2019 r., ale pracodawca sam decyduje, czy pozostaje przy papierze, czy prowadzi e-teczki.
